Khi bạn đi mua sắm online hay ghé thăm các cửa hàng, bạn chắc chắn sẽ thấy những con số và chữ cái vô cùng kỳ lạ xuất hiện trong thông tin sản phẩm, chẳng hạn như “SKU: 12345ABC”. Thoạt nhìn, có thể bạn sẽ nghĩ đó chỉ là một mã số ngẫu nhiên, nhưng thực tế, SKU (Stock Keeping Unit) đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi sản phẩm của các cửa hàng và doanh nghiệp. Vậy SKU là gì, và tại sao nó lại quan trọng đến vậy?
1. SKU là gì?
SKU (Stock Keeping Unit) là một mã định danh duy nhất dành cho từng sản phẩm trong kho hàng của doanh nghiệp. Mã này thường được cấu thành từ một chuỗi các chữ cái và con số giúp phân loại, nhận diện và quản lý sản phẩm hiệu quả. Điều thú vị là không có quy định cố định nào về cách tạo mã SKU, nên mỗi công ty có thể tự tạo ra một hệ thống mã riêng sao cho phù hợp với nhu cầu của mình.
Ví dụ: Bạn mua một chiếc áo thun tại một cửa hàng thời trang. Chiếc áo đó có thể có một mã SKU như “TSH1234BLK”, trong đó “TSH” có thể là mã loại sản phẩm (T-shirt), “1234” là số sê-ri hoặc số sản phẩm, và “BLK” có thể là màu sắc (Black – màu đen).
2. Mục đích và tầm quan trọng của SKU
Quản lý kho hàng chính xác
Công dụng đầu tiên và quan trọng nhất của SKU là giúp các doanh nghiệp theo dõi và quản lý hàng hóa trong kho một cách chính xác. Khi bạn có một mã SKU rõ ràng cho từng sản phẩm, việc nhập kho, xuất kho, kiểm kê hàng hóa trở nên đơn giản và chính xác hơn rất nhiều.
Cải thiện quy trình bán hàng
Bán hàng sẽ dễ dàng hơn khi bạn có thể nhanh chóng tìm thấy và xử lý thông tin của từng sản phẩm qua mã SKU. Điều này rất quan trọng, đặc biệt đối với các cửa hàng có nhiều sản phẩm khác nhau hoặc khi bạn bán hàng online. SKU giúp nhân viên bán hàng hay các hệ thống quản lý dễ dàng nhận diện sản phẩm mà khách hàng cần.
Xử lý đơn hàng nhanh chóng
Khi có đơn hàng, việc tra cứu thông tin sản phẩm qua mã SKU giúp nhân viên xác định chính xác loại sản phẩm, số lượng cần chuẩn bị và giao cho khách. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót khi đóng gói.
3. Cấu trúc của một mã SKU
Một mã SKU có thể có từ 6 đến 12 ký tự, tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp. Mặc dù không có một chuẩn mực cụ thể nào cho việc tạo mã SKU, nhưng các doanh nghiệp thường áp dụng một số nguyên tắc chung để dễ dàng nhận diện:
Mã sản phẩm: Các chữ cái đầu tiên có thể là viết tắt của loại sản phẩm (ví dụ: “TSH” cho T-shirt, “PNT” cho quần).
Màu sắc và kích thước: Một phần của mã SKU thường thể hiện màu sắc (ví dụ: “BLK” cho màu đen) hoặc kích thước (S, M, L, XL).
Ngày nhập kho hoặc số sê-ri: Một số cửa hàng sử dụng ngày nhập kho hoặc số sê-ri trong mã SKU để theo dõi sản phẩm dễ dàng hơn.
4. SKU giúp doanh nghiệp như thế nào trong việc phân tích và báo cáo?
Một trong những lợi ích tuyệt vời của mã SKU là khả năng giúp doanh nghiệp phân tích dữ liệu hiệu quả. Khi bạn có thể phân loại sản phẩm theo mã SKU, việc theo dõi các xu hướng bán hàng, mức độ tiêu thụ sản phẩm, và những mặt hàng nào cần bổ sung kho trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Chẳng hạn, nếu một cửa hàng nhận thấy mã SKU “TSH1234BLK” (áo thun đen size M) bán rất chạy, họ có thể đặt thêm hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Đồng thời, việc phân tích SKU cũng giúp doanh nghiệp phát hiện ra những mặt hàng không bán được để quyết định giảm giá hoặc loại bỏ khỏi kho.
5. Phân biệt giữa SKU và UPC
Mặc dù SKU và UPC (Universal Product Code) có vẻ giống nhau, nhưng chúng lại có mục đích khác nhau. UPC là mã vạch duy nhất dành cho mỗi loại sản phẩm, thường được dùng để thanh toán và xác nhận sản phẩm khi bán hàng. Trong khi đó, SKU là mã định danh riêng biệt mà doanh nghiệp tạo ra để quản lý kho và tối ưu hóa các quy trình vận hành.
6. Cách tạo mã SKU hiệu quả
Để tạo ra một mã SKU hiệu quả và dễ dàng quản lý, bạn nên lưu ý những điểm sau:
Ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin: Mã SKU nên chứa đủ thông tin về sản phẩm nhưng không quá dài dòng. Điều này giúp nhân viên dễ dàng nhận diện và tra cứu.
Dễ hiểu và có logic: Đặt mã SKU theo một thứ tự logic và dễ hiểu, chẳng hạn như bắt đầu với loại sản phẩm, tiếp theo là màu sắc, và cuối cùng là kích thước.
Tránh sử dụng các ký tự dễ gây nhầm lẫn: Tránh dùng ký tự giống nhau dễ gây nhầm lẫn như “O” và “0” (số không), “I” và “1”.
Kết luận
SKU là một công cụ quản lý cực kỳ hữu ích đối với các doanh nghiệp trong việc theo dõi, kiểm soát và phân tích sản phẩm. Mặc dù nó có vẻ chỉ là một mã số đơn giản, nhưng vai trò của SKU trong việc tối ưu hóa các quy trình kinh doanh, từ quản lý kho đến phân tích dữ liệu, là không thể thiếu. Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về SKU và tầm quan trọng của nó trong thế giới thương mại hiện đại.
Nếu bạn đang sở hữu một cửa hàng, dù là offline hay online, đừng quên xây dựng hệ thống mã SKU hợp lý để giúp việc kinh doanh trở nên thuận lợi hơn nhé!
