Bảo mật thông tin không còn là chuyện của riêng các tập đoàn lớn hay các tổ chức tài chính. Trong thời đại số hóa, ngay cả một doanh nghiệp nhỏ hay một cá nhân cũng cần một bản cam kết bảo mật thông tin (NDA – Non-Disclosure Agreement) để bảo vệ dữ liệu quan trọng của mình. Nhưng một mẫu cam kết như thế nào là đầy đủ và có giá trị pháp lý? Làm sao để tránh những sai sót có thể gây rủi ro về sau?
Hãy cùng tôi tìm hiểu chi tiết về mẫu cam kết bảo mật thông tin, từ cấu trúc, nội dung cần có, đến những lưu ý quan trọng khi sử dụng.
1. CAM KẾT BẢO MẬT THÔNG TIN LÀ GÌ?
Hiểu đơn giản, cam kết bảo mật thông tin là một thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên, trong đó một bên cung cấp thông tin (bên tiết lộ) và bên còn lại cam kết không chia sẻ hoặc sử dụng trái phép những thông tin đó.
Loại thỏa thuận này thường được dùng trong các tình huống như:
Doanh nghiệp thuê nhân viên hoặc đối tác làm việc với dữ liệu quan trọng.
Các startup hợp tác với nhà đầu tư, lập trình viên, hoặc chuyên gia tư vấn.
Ký kết hợp đồng với freelancer hoặc agency liên quan đến marketing, công nghệ, thiết kế,…
Trao đổi thông tin giữa hai doanh nghiệp trong các thương vụ hợp tác.
NDA không chỉ giúp ngăn chặn rủi ro rò rỉ thông tin mà còn tạo sự tin tưởng giữa các bên khi làm việc với nhau.
2. MỘT MẪU CAM KẾT BẢO MẬT THÔNG TIN CẦN CÓ NHỮNG GÌ?
Một bản cam kết bảo mật thông tin đạt tiêu chuẩn cần có những phần sau:
1. Thông tin các bên liên quan
Tên đầy đủ của cá nhân/tổ chức ký kết.
Địa chỉ liên hệ, mã số thuế (nếu có).
Chức danh của người đại diện (nếu ký thay mặt công ty).
2. Định nghĩa thông tin mật
Đây là phần quan trọng nhất, cần mô tả rõ loại thông tin nào được xem là bảo mật. Một số ví dụ:
Dữ liệu khách hàng, danh sách đối tác.
Kế hoạch kinh doanh, chiến lược marketing.
Quy trình vận hành nội bộ, tài liệu đào tạo.
Mã nguồn phần mềm, thuật toán, công thức sản xuất.
Lưu ý: Hãy càng cụ thể càng tốt, tránh viết chung chung như “tất cả thông tin liên quan đến công ty” vì điều này có thể gây tranh cãi sau này.
3. Quyền và nghĩa vụ của các bên
Bên nhận thông tin có nghĩa vụ không tiết lộ, không sử dụng thông tin vào mục đích khác.
Có thể thêm điều khoản không sao chép, không lưu trữ thông tin trên thiết bị cá nhân.
Nếu cần chia sẻ với bên thứ ba (ví dụ nhân viên hoặc nhà cung cấp dịch vụ khác), thì phải có sự đồng ý bằng văn bản.
4. Thời gian hiệu lực của cam kết
Thời hạn bảo mật có thể là 1 năm, 3 năm, hoặc vô thời hạn tùy theo mức độ quan trọng của thông tin.
Lưu ý: Nếu không quy định thời gian, một số luật quốc tế có thể mặc định thời hạn chỉ kéo dài 2-3 năm.
5. Trách nhiệm khi vi phạm
Mức phạt nếu bên nhận thông tin vi phạm thỏa thuận.
Có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại thực tế hoặc một khoản tiền phạt cố định (liquidated damages).
Quy định rõ bên bị hại có quyền khởi kiện hoặc yêu cầu bên vi phạm ngừng sử dụng thông tin ngay lập tức.
6. Luật áp dụng và giải quyết tranh chấp
Xác định luật nào sẽ được áp dụng (Ví dụ: luật Việt Nam hay luật quốc tế?).
Nếu có tranh chấp, các bên sẽ giải quyết bằng thương lượng, hòa giải, hay kiện tụng tại tòa án?
3. NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI SỬ DỤNG CAM KẾT BẢO MẬT THÔNG TIN
Dưới đây là một số điều quan trọng giúp bạn tránh sai sót khi ký NDA:
✅ 1. Không sử dụng mẫu có sẵn một cách máy móc
Mỗi công ty, mỗi dự án đều có đặc thù riêng. Nếu bạn chỉ tải một mẫu có sẵn trên mạng và điền tên mình vào, có thể bạn bỏ sót nhiều chi tiết quan trọng.
✅ 2. Kiểm tra kỹ luật pháp liên quan
Một số quốc gia có quy định giới hạn thời gian bảo mật.
Nếu bạn hợp tác với đối tác nước ngoài, hãy kiểm tra quyền tài phán trước khi ký kết.
✅ 3. Luôn có bằng chứng về thỏa thuận
NDA cần được ký bằng văn bản (có thể là bản giấy hoặc bản điện tử với chữ ký số).
Nếu chỉ thỏa thuận miệng hoặc qua email mà không có chữ ký, sẽ rất khó chứng minh khi xảy ra tranh chấp.
✅ 4. Cảnh giác với “lỗ hổng” trong NDA
NDA không áp dụng được nếu thông tin đã được công khai trước đó.
Một số bên có thể lợi dụng kẽ hở bằng cách chia sẻ thông tin với người khác trước khi ký NDA.
4. MẪU CAM KẾT BẢO MẬT THÔNG TIN THAM KHẢO
Dưới đây là mẫu NDA cơ bản:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
CAM KẾT BẢO MẬT THÔNG TIN
Hôm nay, ngày … tháng … năm …, chúng tôi gồm:
BÊN A (Bên tiết lộ thông tin):
Tên công ty/cá nhân: …
Địa chỉ: …
Đại diện (nếu là tổ chức): …
BÊN B (Bên nhận thông tin):
Tên công ty/cá nhân: …
Địa chỉ: …
Cùng thỏa thuận các điều khoản sau:
Bên B cam kết không tiết lộ, sử dụng hoặc chia sẻ thông tin mật của Bên A.
Thông tin bảo mật bao gồm: … (liệt kê chi tiết).
Thời hạn bảo mật: … năm, kể từ ngày ký.
Vi phạm cam kết sẽ chịu mức phạt: …
Tranh chấp sẽ được giải quyết theo pháp luật Việt Nam.
Hai bên đồng ý ký vào thỏa thuận này để tuân thủ.
ĐẠI DIỆN BÊN A | ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký & ghi rõ họ tên)
KẾT LUẬN
Một mẫu cam kết bảo mật thông tin không chỉ là một tờ giấy ký cho có, mà nó thực sự bảo vệ quyền lợi của bạn. Nếu bạn đang làm việc với thông tin nhạy cảm, đừng bao giờ bỏ qua bước này. Hãy tùy chỉnh NDA phù hợp với nhu cầu của mình, và nếu cần, hãy nhờ đến luật sư để đảm bảo tính pháp lý.
