Trong quá trình kinh doanh, việc xuất hóa đơn sai sót là điều khó tránh khỏi. Đó có thể là sai về số lượng, đơn giá, thuế suất hoặc thậm chí là sai thông tin khách hàng. Khi gặp những tình huống này, doanh nghiệp không thể tự ý hủy hóa đơn mà phải thực hiện điều chỉnh theo đúng quy định. Và đây chính là lúc mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn phát huy tác dụng.
Vậy biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì? Cách viết thế nào cho đúng chuẩn và tránh rủi ro pháp lý? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là một văn bản quan trọng được lập khi doanh nghiệp phát hiện hóa đơn đã xuất có sai sót nhưng không thuộc trường hợp hủy bỏ. Thay vì xóa bỏ hóa đơn sai, hai bên – bên bán và bên mua – sẽ lập biên bản để thống nhất điều chỉnh thông tin trên hóa đơn cũ và phát hành hóa đơn điều chỉnh mới.
Điều này đảm bảo minh bạch, hợp pháp, và giúp doanh nghiệp tránh bị phạt do vi phạm quy định về hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy.
2. Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn?
Doanh nghiệp cần lập biên bản điều chỉnh khi hóa đơn đã xuất có các lỗi sau đây:
Sai tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua (nhưng vẫn đúng thông tin người nhận hóa đơn).
Sai sót về số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất hoặc tiền thuế.
Sai ngày tháng trên hóa đơn.
Sai hình thức thanh toán (như chuyển khoản nhưng ghi nhầm thành tiền mặt).
Tuy nhiên, lưu ý rằng nếu hóa đơn sai nhưng chưa giao cho khách hàng, doanh nghiệp có thể hủy bỏ và xuất hóa đơn mới mà không cần biên bản điều chỉnh.
3. Cách viết biên bản điều chỉnh hóa đơn đúng chuẩn
Biên bản điều chỉnh hóa đơn cần đảm bảo đầy đủ thông tin và thể hiện rõ sự đồng thuận giữa hai bên. Một biên bản chuẩn sẽ bao gồm:
Phần mở đầu
Tên biên bản: “BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN” (viết in hoa, căn giữa).
Ngày tháng lập biên bản.
Thông tin của bên bán: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện.
Thông tin của bên mua: Tương tự như bên bán.
Nội dung điều chỉnh
Số hóa đơn, ngày lập hóa đơn bị sai sót.
Mô tả chi tiết lỗi sai: Ghi rõ nội dung sai và nội dung điều chỉnh đúng.
Lý do điều chỉnh: Giải thích cụ thể sai sót.
Cam kết và chữ ký
Xác nhận của cả hai bên: “Hai bên thống nhất lập biên bản này để điều chỉnh hóa đơn và cam kết không có tranh chấp về sau.”
Chữ ký, họ tên của đại diện hai bên.
Dấu mộc của công ty (nếu có).
4. Lưu ý quan trọng khi lập biên bản điều chỉnh
Không được tự ý sửa chữa trên hóa đơn cũ. Nếu sai, chỉ có thể điều chỉnh bằng hóa đơn mới và biên bản đi kèm.
Biên bản phải được cả hai bên ký tên để đảm bảo tính hợp lệ.
Không sử dụng biên bản điều chỉnh cho hóa đơn đã kê khai thuế sai – trường hợp này cần lập hóa đơn điều chỉnh riêng.
Lưu trữ biên bản cùng hóa đơn cũ và hóa đơn mới để phục vụ cho việc kiểm tra sau này.
5. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn tham khảo
CÔNG TY TNHH ABC
Số: 01/BB-ĐCHĐ
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN
Hôm nay, ngày … tháng … năm …, chúng tôi gồm:
BÊN BÁN
Tên công ty: Công ty TNHH ABC
Địa chỉ: …
Mã số thuế: …
Đại diện: …
BÊN MUA
Tên công ty: …
Địa chỉ: …
Mã số thuế: …
Đại diện: …
Cùng nhau thống nhất lập biên bản điều chỉnh hóa đơn với nội dung sau:
Số hóa đơn: 0000123
Ngày lập hóa đơn: 01/03/2025
Nội dung sai: Đơn giá sản phẩm ghi nhầm là 1.500.000 VNĐ
Nội dung đúng: Đơn giá sản phẩm điều chỉnh thành 1.800.000 VNĐ
Hai bên cam kết đồng ý điều chỉnh hóa đơn theo nội dung trên và không có khiếu nại về sau.
ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
(Ký, đóng dấu)
ĐẠI DIỆN BÊN MUA
(Ký, đóng dấu)
6. Kết luận
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp sửa sai một cách hợp pháp, tránh rủi ro về thuế. Việc lập biên bản đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch sổ sách mà còn hạn chế các tranh chấp không đáng có với khách hàng và cơ quan thuế.
Khi phát hiện sai sót, đừng hoảng loạn – hãy kiểm tra kỹ và lập biên bản điều chỉnh một cách bài bản để giải quyết vấn đề một cách chuyên nghiệp!
