Nội quy lao động không phải là thứ bất biến. Nó không phải một bộ luật cứng nhắc được viết ra để đóng khung trong ngăn tủ, mà là một tài liệu sống, cần được điều chỉnh để phù hợp với thực tế vận hành của doanh nghiệp và sự thay đổi của pháp luật. Nhưng không phải cứ muốn là sửa, muốn là điều chỉnh. Có quy trình, có nguyên tắc và có những yếu tố cần cân nhắc.
Vậy, khi nào doanh nghiệp cần điều chỉnh nội quy lao động? Điều chỉnh như thế nào để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu.
1. Khi nào cần điều chỉnh nội quy lao động?
Một doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào một bộ nội quy cũ kỹ từ nhiều năm trước và mong nó sẽ mãi phù hợp. Có một số tình huống phổ biến khiến doanh nghiệp buộc phải điều chỉnh nội quy lao động:
1.1 Thay đổi chính sách pháp luật
Pháp luật lao động có thể thay đổi theo từng năm, thậm chí từng giai đoạn ngắn. Nếu doanh nghiệp không cập nhật nội quy theo các quy định mới, có thể rơi vào tình trạng vi phạm mà không hay biết. Ví dụ, Bộ luật Lao động 2019 đã có nhiều thay đổi so với trước đó, yêu cầu doanh nghiệp cập nhật lại các điều khoản về hợp đồng lao động, tiền lương, kỷ luật lao động…
1.2 Điều chỉnh cơ cấu tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp
Một công ty nhỏ với 10 nhân viên sẽ có cách quản lý khác với một tập đoàn 1.000 người. Khi doanh nghiệp phát triển, mở rộng quy mô hoặc thay đổi mô hình kinh doanh, nội quy cũ có thể không còn phù hợp. Các chính sách về thời gian làm việc, chế độ thưởng phạt, quyền lợi nhân viên có thể cần điều chỉnh để phù hợp với thực tế mới.
1.3 Phát sinh các vấn đề nội bộ
Có những tình huống thực tế mà nội quy hiện tại không thể giải quyết triệt để, dẫn đến xung đột hoặc khó khăn trong quản lý. Ví dụ, một công ty nhận thấy rằng nhân viên làm việc từ xa thường xuyên vi phạm thời gian làm việc nhưng nội quy chưa có quy định cụ thể về kiểm soát giờ giấc. Khi đó, cần bổ sung điều khoản để đảm bảo tính minh bạch và công bằng.
2. Nguyên tắc điều chỉnh nội quy lao động
Không phải cứ thấy cần thay đổi là có thể tùy ý chỉnh sửa nội quy. Có một số nguyên tắc quan trọng mà doanh nghiệp phải tuân thủ:
Phù hợp với pháp luật: Nội quy lao động không thể trái với quy định của Bộ luật Lao động và các văn bản pháp luật liên quan. Nếu có mâu thuẫn, nội quy sẽ không có giá trị.
Không làm giảm quyền lợi của người lao động: Nếu nội quy mới có điều khoản bất lợi cho người lao động so với trước đây, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro pháp lý.
Tham vấn ý kiến của công đoàn (nếu có): Nếu công ty có công đoàn cơ sở, việc điều chỉnh nội quy phải được trao đổi, lấy ý kiến với tổ chức này trước khi ban hành chính thức.
Công khai và minh bạch: Nội quy mới phải được thông báo rõ ràng đến toàn bộ nhân viên, tránh tình trạng “âm thầm chỉnh sửa” rồi áp dụng một cách bất ngờ.
3. Quy trình điều chỉnh nội quy lao động
Muốn điều chỉnh nội quy lao động một cách hợp pháp và hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân theo quy trình sau:
Bước 1: Đánh giá nội quy hiện tại và xác định vấn đề cần chỉnh sửa
Doanh nghiệp cần rà soát lại nội quy hiện tại, xác định những điểm chưa phù hợp hoặc cần bổ sung. Điều này có thể dựa trên thực tiễn quản lý nhân sự, phản hồi của nhân viên hoặc các thay đổi pháp luật.
Bước 2: Soạn thảo nội dung điều chỉnh
Sau khi xác định những phần cần sửa đổi, bộ phận nhân sự hoặc pháp lý sẽ tiến hành soạn thảo lại nội quy. Quá trình này cần tham khảo các quy định pháp luật mới nhất để đảm bảo tính hợp lệ.
Bước 3: Lấy ý kiến của công đoàn và người lao động
Nếu công ty có công đoàn, nội quy sửa đổi phải được trao đổi với tổ chức này. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi họp hoặc khảo sát để thu thập ý kiến từ nhân viên. Điều này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn giúp nội quy sát với thực tế hơn.
Bước 4: Trình cơ quan quản lý lao động (nếu cần)
Theo quy định, nếu doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên, nội quy lao động phải được đăng ký với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Nếu nội quy có thay đổi, doanh nghiệp cần nộp bản điều chỉnh lên cơ quan này để được thông qua.
Bước 5: Ban hành và phổ biến nội quy mới
Sau khi nội quy mới được thông qua, doanh nghiệp phải thông báo rộng rãi đến toàn thể nhân viên. Có thể tổ chức các buổi họp phổ biến, gửi email hoặc cập nhật trên hệ thống nội bộ để nhân viên nắm rõ và thực hiện đúng.
4. Kết luận
Điều chỉnh nội quy lao động không phải là việc có thể làm tùy tiện mà cần có kế hoạch rõ ràng, đảm bảo tính hợp pháp và thực tiễn. Một bộ nội quy phù hợp, minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn và tạo ra môi trường làm việc công bằng, chuyên nghiệp.
Nếu doanh nghiệp muốn phát triển bền vững, đừng xem nội quy lao động là một văn bản cứng nhắc mà hãy coi nó là công cụ quản trị linh hoạt, luôn sẵn sàng thay đổi để thích ứng với thực tế.
