Excel là một công cụ mạnh mẽ để làm việc với dữ liệu, nhưng khi in ra giấy, mọi chuyện không còn đơn giản nữa. Nếu bạn đã từng bấm in và nhận được một trang giấy bị cắt xén, bảng biểu lệch lạc hoặc văn bản siêu nhỏ, thì bạn biết chính xác nỗi đau này. Để tránh tình trạng đó, bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách điều chỉnh in trong Excel, giúp bạn in đúng ý, rõ ràng và chuyên nghiệp nhất.
1. Xem Trước Khi In – Tránh Rủi Ro
Trước khi bấm Ctrl + P và hy vọng điều tốt đẹp xảy ra, hãy luôn kiểm tra trước bằng chế độ Print Preview:
Vào File → Print, hoặc đơn giản bấm Ctrl + P.
Xem thử Excel sẽ in ra như thế nào. Nếu có phần bị cắt mất, xuống dòng sai hay bảng quá to, đây là lúc chỉnh sửa.
Chế độ này giúp bạn phát hiện lỗi trước khi tốn giấy mực.
2. Điều Chỉnh Kích Thước Trang In
Một trong những vấn đề lớn nhất khi in Excel là kích thước bảng không khớp với trang giấy. Có hai cách để khắc phục:
a. Căn chỉnh lề hợp lý
Vào File → Print → Page Setup → Chọn tab Margins.
Căn chỉnh lề trên, dưới, trái, phải để bảng không bị cắt.
Có thể bật Center on page để bảng nằm giữa trang giấy (cả theo chiều ngang lẫn dọc).
b. Điều chỉnh tỉ lệ in (Scale to Fit)
Nếu bảng của bạn quá rộng hoặc quá dài, hãy điều chỉnh như sau:
Vào tab Page Layout → Nhìn mục Scale to Fit.
Dùng Width để giới hạn số trang theo chiều ngang (chọn 1 nếu muốn bảng vừa 1 trang ngang).
Dùng Height để giới hạn số trang theo chiều dọc (chọn 1 nếu muốn bảng vừa 1 trang dọc).
Nếu không muốn bảng bị co méo, chỉ nên đặt Width và để Height là “Automatic”.
Cách này giúp bảng không bị in dở dang qua nhiều trang một cách lộn xộn.
3. Cố Định Tiêu Đề Khi In
Nếu bạn có một bảng dài với nhiều dòng, khi in ra nhiều trang, tiêu đề cột ở trang 1 sẽ biến mất ở trang sau, làm cho người xem không biết cột nào là gì. Cách giải quyết:
Vào Page Layout → Chọn Print Titles.
Ở mục Rows to repeat at top, chọn hàng tiêu đề (ví dụ: $1:$1 nếu muốn lặp hàng 1).
Nhấn OK và in thử.
Bây giờ, mỗi trang in ra đều có tiêu đề cột, rất tiện lợi.
4. Chia Trang Hợp Lý
Nếu bảng quá dài hoặc rộng, Excel sẽ tự động ngắt trang (Page Break), nhưng không phải lúc nào cũng hợp lý. Bạn có thể tự điều chỉnh:
Vào View → Chọn Page Break Preview để xem Excel sẽ chia trang như thế nào.
Kéo các đường ngắt trang để sắp xếp lại theo ý muốn.
Điều này giúp tránh tình trạng một phần dữ liệu bị cắt sang trang khác một cách vô nghĩa.
5. Chọn Vùng Cần In
Không phải lúc nào bạn cũng muốn in cả bảng. Nếu chỉ cần in một phần, hãy làm như sau:
Bôi đen vùng muốn in.
Vào Page Layout → Chọn Print Area → Chọn Set Print Area.
Giờ Excel sẽ chỉ in phần bạn chọn thay vì toàn bộ trang tính.
6. Định Dạng Trước Khi In
Một số mẹo giúp bản in chuyên nghiệp hơn:
✅ Chỉnh kích thước cột, hàng: Đảm bảo chữ không bị che mất.
✅ Bật Gridlines hoặc Borders: Giúp phân tách ô rõ ràng hơn.
✅ Chọn khổ giấy chuẩn: Thường là A4 (Vào Page Layout → Size → Chọn A4).
✅ Chọn hướng in phù hợp:
In ngang (Landscape) nếu bảng rộng.
In dọc (Portrait) nếu bảng dài.
7. In Đúng Khổ Giấy – Không Bị Thừa Trắng
Nếu in ra mà trang giấy có nhiều khoảng trắng, có thể do Excel tự động căn lề. Để khắc phục:
Vào File → Print → Chọn Fit Sheet on One Page (nếu bảng không quá lớn).
Nếu cần in theo số trang cụ thể, chỉnh trong Page Setup.
Cách này giúp tận dụng tối đa không gian giấy mà không làm mất dữ liệu.
8. In Nhiều Trang Mà Không Lặp Lại Cột STT
Nếu bạn có danh sách dài với cột STT từ 1 đến 100, khi in trang 2, cột STT sẽ bắt đầu từ 51 thay vì 1. Muốn STT tự động đánh lại trên từng trang:
Tạo một cột STT với công thức:
=ROW(A1)-ROW($A$1)+1
Copy công thức xuống tất cả các hàng.
Khi in nhiều trang, số thứ tự vẫn liên tục nhưng không bị mất mối liên kết với dữ liệu gốc.
9. In Excel Màu Sắc Rõ Nét
Excel thường in ra màu nhạt hơn trên màn hình. Nếu muốn in đậm hơn:
Chọn File → Print → Page Setup → Sheet → Tích vào Black & White nếu muốn in đen trắng rõ nét.
Hoặc vào Page Layout → Themes để chỉnh màu bảng nếu máy in hỗ trợ in màu.
10. Kiểm Tra Trước Khi In – Bước Cuối Cùng Quan Trọng
Trước khi bấm nút in, hãy kiểm tra lại các điểm sau:
✅ Bảng có vừa trang giấy không?
✅ Tiêu đề có hiển thị trên mọi trang không?
✅ Dữ liệu có bị cắt hoặc bị méo không?
✅ Cỡ chữ có dễ đọc không?
✅ Đã chọn đúng vùng in chưa?
Nếu mọi thứ ổn, bạn có thể yên tâm bấm Print.
Kết Luận
Việc điều chỉnh in trong Excel không hề phức tạp nếu bạn biết cách làm đúng. Chỉ cần nắm vững các mẹo trên, bạn sẽ không còn phải đối mặt với những trang giấy in lệch lạc, cắt xén lung tung nữa. Excel là một công cụ mạnh mẽ, và biết cách làm chủ nó sẽ giúp công việc của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
Chúc bạn in Excel chuẩn đẹp và không còn bị lỗi!
