In một file Excel nghe có vẻ đơn giản, nhưng nếu không chuẩn bị kỹ, bạn có thể gặp đủ thứ rắc rối: cột bị cắt, hàng không đủ chỗ hiển thị, dữ liệu tràn qua nhiều trang một cách lộn xộn… Để tránh tình trạng này, bạn cần điều chỉnh file trước khi in sao cho gọn gàng, dễ đọc và chuyên nghiệp nhất. Hãy cùng khám phá những mẹo hay dưới đây để có một bản in hoàn hảo nhé!
1. Kiểm Tra Và Điều Chỉnh Kích Thước Trang
Xác định kích thước trang in
Trước tiên, bạn cần biết mình sẽ in trên khổ giấy nào. Thông thường, Excel mặc định là Letter (8.5 x 11 inches), nhưng ở Việt Nam, khổ giấy phổ biến nhất là A4 (21 x 29.7 cm). Để chỉnh lại:
Vào tab Page Layout → Size → Chọn A4 hoặc kích thước phù hợp.
Căn chỉnh lề giấy
Lề quá lớn sẽ làm thu nhỏ nội dung, lề quá nhỏ có thể khiến nội dung bị mất khi in. Bạn có thể chỉnh lề tại:
Page Layout → Margins → Chọn Narrow (lề hẹp) nếu cần tiết kiệm không gian hoặc Custom Margins để tự điều chỉnh theo nhu cầu.
2. Định Dạng Nội Dung Cho Dễ Đọc
Điều chỉnh độ rộng cột và chiều cao hàng
Nếu cột quá hẹp, dữ liệu có thể bị cắt mất. Cách nhanh nhất để chỉnh là:
Chọn toàn bộ bảng (Ctrl + A) → Nhấp đôi vào viền giữa các cột để tự động điều chỉnh độ rộng.
Hoặc kéo thả thủ công để căn chỉnh theo ý muốn.
Cố định tiêu đề hàng hoặc cột khi in
Nếu file dài, bạn có thể làm tiêu đề hiển thị trên mỗi trang bằng cách:
Page Layout → Print Titles → Ở phần “Rows to repeat at top”, nhập hàng chứa tiêu đề, ví dụ $1:$1.
3. Thiết Lập Chế Độ Xem Trước Khi In
Trước khi nhấn lệnh in, hãy kiểm tra xem file hiển thị thế nào bằng các chế độ sau:
Chế độ Page Break Preview (Xem trước phân trang)
Vào tab View → Chọn Page Break Preview (hoặc nhấn Alt + W + I).
Các đường xanh sẽ hiển thị ranh giới trang in. Bạn có thể kéo chỉnh lại để không bị cắt ngang dữ liệu quan trọng.
Chế độ Print Preview (Xem trước bản in)
Nhấn Ctrl + P để xem bản in thử.
Nếu thấy lỗi, quay lại chỉnh sửa trước khi in để tránh lãng phí giấy.
4. Căn Giữa Nội Dung Khi In
Nếu dữ liệu của bạn chỉ chiếm một phần nhỏ trang giấy, nó có thể bị lệch sang một bên trông rất thiếu chuyên nghiệp. Để căn giữa:
Page Layout → Margins → Custom Margins → Ở tab Margins, tích vào Horizontally và/hoặc Vertically.
5. Thiết Lập Header Và Footer
Header (đầu trang) và Footer (chân trang) giúp bản in chuyên nghiệp hơn, đặc biệt khi in nhiều trang. Để thêm:
Page Layout → Header & Footer → Chọn kiểu bạn muốn hoặc tùy chỉnh nội dung (ví dụ: số trang, tên file, ngày in…).
6. Chọn Vùng In Cụ Thể (Print Area)
Nếu chỉ muốn in một phần dữ liệu thay vì toàn bộ trang:
Chọn vùng cần in → Page Layout → Print Area → Set Print Area.
7. Chỉnh Chế Độ In Dọc Hay Ngang
Nếu bảng có nhiều cột, in ngang (Landscape) sẽ giúp hiển thị đầy đủ hơn:
Page Layout → Orientation → Chọn Landscape (nếu cần).
8. Thiết Lập Tỉ Lệ In (Scale)
Nếu bảng của bạn quá rộng hoặc dài, bạn có thể thu nhỏ để vừa một trang:
Page Layout → Scale to Fit → Chỉnh tỉ lệ ở Width hoặc Height để bảng gọn trong số trang mong muốn.
9. Kiểm Tra Và Loại Bỏ Trang Trắng Dư Thừa
Nếu sau khi kiểm tra thấy có trang trắng không cần thiết:
Xóa hàng hoặc cột trống.
Điều chỉnh lại ranh giới in trong Page Break Preview.
10. In Thử Một Trang Trước Khi In Hàng Loạt
Trước khi in nhiều bản, hãy in thử một trang để kiểm tra:
Nếu thấy lỗi, chỉnh sửa ngay để tránh lãng phí giấy và mực.
Kết Luận
Chỉ cần dành vài phút điều chỉnh trước khi in, bạn sẽ có một bản in gọn gàng, đẹp mắt và dễ đọc. Đừng để một file Excel lộn xộn làm mất điểm chuyên nghiệp của bạn! Hãy áp dụng các mẹo trên để in ấn hiệu quả hơn nhé.
