Bàn giao công việc là một bước cực kỳ quan trọng khi bạn rời khỏi vị trí hiện tại, dù là nghỉ việc, chuyển bộ phận hay đơn giản chỉ là tạm thời bàn giao công việc cho đồng nghiệp trong thời gian nghỉ phép. Một quy trình bàn giao tốt không chỉ giúp người kế nhiệm dễ dàng tiếp nhận công việc mà còn thể hiện tinh thần trách nhiệm chuyên nghiệp của bạn.
Nếu bạn đã từng nhận bàn giao từ một người làm việc thiếu hệ thống, chắc chắn bạn hiểu cảm giác “lạc lối” khi không biết bắt đầu từ đâu. Để tránh tình huống đó, hãy sử dụng Checklist bàn giao công việc dưới đây để đảm bảo không bỏ sót bất cứ điều gì!
1. XÁC ĐỊNH PHẠM VI CÔNG VIỆC CẦN BÀN GIAO
Trước khi bắt đầu viết checklist, bạn cần xác định rõ những nhiệm vụ nào mình đang phụ trách và sẽ phải chuyển giao. Hãy tự đặt những câu hỏi như:
✅ Tôi đang làm gì hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng?
✅ Những công việc nào đang dang dở cần người tiếp nhận?
✅ Có quy trình hay tài liệu quan trọng nào liên quan đến công việc không?
📌 Mẹo hay: Liệt kê toàn bộ công việc, sau đó phân loại thành: công việc cấp bách, công việc định kỳ, công việc có thể trì hoãn để ưu tiên bàn giao.
2. TẠO CHECKLIST BÀN GIAO CHI TIẾT
Dưới đây là một mẫu checklist cơ bản mà bạn có thể tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp với công việc của mình.
A. Thông tin chung
🔹 Thông tin cá nhân & liên hệ: Người tiếp nhận công việc cần biết cách liên lạc với bạn nếu có thắc mắc.
🔹 Chức danh & trách nhiệm: Mô tả ngắn gọn vai trò của bạn trong nhóm, ai là người giám sát và ai là người phụ trách tiếp nhận.
B. Công việc chính
🔹 Danh sách các công việc cần bàn giao: Viết cụ thể từng đầu việc, kèm theo hướng dẫn thực hiện.
🔹 Tình trạng công việc hiện tại: Công việc nào đã hoàn thành, công việc nào đang thực hiện dở dang, deadline của từng việc.
🔹 Những khó khăn hoặc lưu ý đặc biệt: Những vấn đề quan trọng cần lưu ý, chẳng hạn như khách hàng khó tính, đối tác đặc biệt quan trọng hoặc các quy trình phức tạp.
C. Tài liệu và Công cụ liên quan
🔹 Danh sách file và tài liệu quan trọng: Các tài liệu cần chia sẻ (báo cáo, hợp đồng, quy trình làm việc, v.v.).
🔹 Hướng dẫn sử dụng công cụ làm việc: Nếu công việc sử dụng phần mềm hoặc hệ thống nội bộ, hãy hướng dẫn cơ bản hoặc cung cấp tài liệu hướng dẫn.
🔹 Tài khoản & quyền truy cập: Đảm bảo người tiếp nhận có quyền truy cập vào email, hệ thống phần mềm, drive lưu trữ dữ liệu.
D. Liên hệ và Hỗ trợ
🔹 Danh sách liên hệ quan trọng: Ai là người cần làm việc thường xuyên? Ai có thể hỗ trợ nếu gặp khó khăn?
🔹 Hỗ trợ sau bàn giao: Bạn có sẵn sàng hỗ trợ sau khi bàn giao không? Nếu có, hãy đề xuất một khoảng thời gian hỗ trợ tạm thời.
3. LÀM VIỆC TRỰC TIẾP VỚI NGƯỜI TIẾP NHẬN
Sau khi chuẩn bị checklist, hãy lên lịch một buổi làm việc trực tiếp với người tiếp nhận. Trong buổi này, bạn nên:
✔️ Giải thích rõ từng nhiệm vụ và quy trình làm việc.
✔️ Hướng dẫn thực tế nếu có công việc phức tạp.
✔️ Để họ thử làm một số nhiệm vụ quan trọng dưới sự hướng dẫn của bạn.
📌 Lưu ý: Đừng chỉ gửi checklist rồi… mặc kệ! Hãy đảm bảo người tiếp nhận thật sự hiểu công việc trước khi bạn rời đi.
4. THEO DÕI & CHỈNH SỬA SAU KHI BÀN GIAO
Ngay cả khi bạn đã bàn giao rất cẩn thận, có thể vẫn còn những vướng mắc xảy ra. Hãy dành một khoảng thời gian (ví dụ 1-2 tuần) để hỗ trợ nếu cần.
📌 Mẹo nhỏ: Nếu có thể, hãy yêu cầu người tiếp nhận viết lại các bước quan trọng sau khi nghe hướng dẫn để đảm bảo họ thực sự hiểu.
5. CHIA TAY MỘT CÁCH CHUYÊN NGHIỆP
Dù bạn nghỉ việc hay chỉ tạm bàn giao trong thời gian nghỉ phép, hãy đảm bảo một cuộc chuyển giao chuyên nghiệp. Điều này không chỉ giúp công việc không bị gián đoạn mà còn tạo ấn tượng tốt về sự chuyên nghiệp của bạn.
✔️ Gửi email thông báo chính thức về việc bàn giao công việc cho các bên liên quan.
✔️ Nếu rời công ty, gửi lời cảm ơn đến đồng nghiệp và sếp để giữ quan hệ tốt đẹp.
KẾT LUẬN
Một quy trình bàn giao công việc tốt giúp người tiếp nhận không bị bỡ ngỡ và đảm bảo công việc vận hành trơn tru ngay cả khi bạn không còn ở vị trí đó. Hãy sử dụng checklist này để giúp quá trình bàn giao trở nên đơn giản và hiệu quả hơn!
