Chuyển tới nội dung

Bán Hàng Online Xuất Hóa Đơn Như Thế Nào?

Bán Hàng Online Xuất Hóa Đơn Như Thế Nào

Bán hàng online hiện nay đã trở thành xu hướng không thể thiếu đối với nhiều người. Từ những shop nhỏ lẻ đến các doanh nghiệp lớn đều có mặt trên các nền tảng thương mại điện tử. Nhưng một câu hỏi mà nhiều người bán hàng thường gặp phải là: “Bán hàng online thì xuất hóa đơn như thế nào?”

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá cách thức xuất hóa đơn khi bán hàng trực tuyến một cách chi tiết, từ những điều cơ bản đến các bước thực hiện để giúp bạn tuân thủ đúng quy định pháp luật mà vẫn đảm bảo được quyền lợi cho khách hàng.

1. Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?

Trước khi tìm hiểu cách xuất hóa đơn, chúng ta cần biết “hóa đơn điện tử” là gì. Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được lập và lưu trữ dưới dạng điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Đây là một công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp, cửa hàng online dễ dàng ghi nhận, theo dõi và báo cáo thuế một cách nhanh chóng, chính xác.

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy, nên bạn hoàn toàn có thể yên tâm về tính hợp lệ khi xuất hóa đơn cho khách hàng.

2. Ai Cần Xuất Hóa Đơn Khi Bán Hàng Online?

Thông thường, các cửa hàng online hay doanh nghiệp có doanh thu từ bán hàng trên 100 triệu đồng trong một tháng sẽ phải đăng ký và xuất hóa đơn. Tuy nhiên, nếu bạn là cá nhân bán hàng nhỏ lẻ, không thuộc trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn, bạn vẫn có thể xuất hóa đơn khi khách yêu cầu, đặc biệt là đối với các khách hàng doanh nghiệp.

3. Các Bước Xuất Hóa Đơn Điện Tử Khi Bán Hàng Online

Sau khi hiểu được hóa đơn điện tử là gì và ai cần xuất hóa đơn, bây giờ chúng ta sẽ đi vào chi tiết các bước xuất hóa đơn cho khách hàng:

Bước 1: Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

Trước hết, bạn cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Việc này có thể thực hiện dễ dàng qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Sau khi đăng ký thành công, bạn sẽ được cấp một tài khoản để sử dụng phần mềm xuất hóa đơn điện tử.

Bước 2: Chọn Phần Mềm Xuất Hóa Đơn

Có rất nhiều phần mềm xuất hóa đơn điện tử hiện nay như Misa, Fast, hóa đơn điện tử VNPT, BKAV… Bạn chỉ cần chọn một phần mềm phù hợp với nhu cầu và quy mô kinh doanh của mình. Mỗi phần mềm đều có giao diện dễ sử dụng và hỗ trợ xuất hóa đơn chỉ trong vài bước đơn giản.

Bước 3: Nhập Thông Tin Khách Hàng

Khi có đơn hàng từ khách, bạn cần nhập đầy đủ thông tin khách hàng vào phần mềm, bao gồm:

Tên khách hàng

Địa chỉ

Mã số thuế (nếu khách hàng là doanh nghiệp)

Sản phẩm, dịch vụ cung cấp và giá trị thanh toán.

Bước 4: Xuất Hóa Đơn

Sau khi nhập xong thông tin, bạn chỉ cần bấm nút xuất hóa đơn. Phần mềm sẽ tự động tạo ra hóa đơn điện tử và gửi cho bạn mã số hóa đơn để bạn có thể tra cứu sau này.

Bước 5: Gửi Hóa Đơn Cho Khách Hàng

Sau khi xuất hóa đơn thành công, bạn sẽ gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email hoặc tin nhắn, tùy theo yêu cầu của khách. Nếu khách hàng là doanh nghiệp, họ sẽ dùng hóa đơn này để kê khai thuế.

4. Các Lưu Ý Quan Trọng Khi Xuất Hóa Đơn Online

Dù việc xuất hóa đơn điện tử khá đơn giản nhưng vẫn có một số điều bạn cần lưu ý:

Đảm bảo tính chính xác: Khi nhập thông tin hóa đơn, bạn phải chắc chắn rằng tất cả các thông tin đều chính xác, đặc biệt là tên, địa chỉ và mã số thuế của khách hàng. Hóa đơn sai sót có thể gây rắc rối khi khách hàng yêu cầu khiếu nại hay làm thủ tục thuế.

Lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trong một thời gian nhất định (thường là 10 năm) để phục vụ việc kiểm tra thuế. Phần mềm xuất hóa đơn điện tử thường có chức năng lưu trữ và quản lý hóa đơn rất hiệu quả.

Cung cấp hóa đơn khi khách yêu cầu: Đặc biệt đối với các khách hàng doanh nghiệp, họ rất cần hóa đơn để phục vụ cho công tác kế toán và thuế. Hãy chắc chắn rằng bạn cung cấp hóa đơn kịp thời và đầy đủ.

5. Tại Sao Phải Xuất Hóa Đơn Khi Bán Hàng Online?

Xuất hóa đơn khi bán hàng online không chỉ giúp bạn tuân thủ các quy định pháp luật mà còn là cách để nâng cao uy tín của cửa hàng. Đây là bằng chứng xác nhận giao dịch giữa bạn và khách hàng, giúp tránh những tranh chấp về sau. Đặc biệt, việc xuất hóa đơn cũng rất quan trọng nếu bạn muốn duy trì mối quan hệ lâu dài với các khách hàng doanh nghiệp, vì họ luôn yêu cầu hóa đơn hợp lệ để kê khai thuế.

6. Lợi Ích Của Việc Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

Ngoài việc tuân thủ quy định, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn đem lại nhiều lợi ích cho người bán hàng online:

Tiết kiệm chi phí: Không cần in ấn hay lưu trữ hóa đơn giấy, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều chi phí và thời gian.

Dễ dàng quản lý: Hóa đơn điện tử giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý các giao dịch đã thực hiện.

Chính xác và minh bạch: Hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu sai sót trong việc lập hóa đơn, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

Kết Luận

Xuất hóa đơn điện tử khi bán hàng online là một công việc quan trọng không thể bỏ qua nếu bạn muốn hoạt động kinh doanh của mình hợp pháp và chuyên nghiệp. Dù có thể ban đầu bạn cảm thấy hơi phức tạp, nhưng với sự hỗ trợ của phần mềm và các hướng dẫn rõ ràng, bạn sẽ nhanh chóng thành thạo và cảm thấy dễ dàng hơn rất nhiều. Hãy bắt đầu ngay từ hôm nay để bảo vệ quyền lợi của bạn và khách hàng, đồng thời giúp công việc kinh doanh của mình phát triển bền vững!

Chia Sẻ Bài Viết
Follow Nam Trên LinkedIn
Follow on LinkedIn

BÀI VIẾT KHÁC

Tham Khảo Các Dịch Vụ Của Web Designer Lê Thành Nam

Thiết Kế WebsiteTrọn Gói
Thiết Kế Website
Trọn Gói
Nâng Tầm Thương Hiệu, Tối Ưu Hiệu Suất
SEO Website Tổng Thể
SEO
Website Tổng Thể
Tăng Thứ Hạng, Thu Hút Khách Hàng
Nâng Cấp Website
Nâng Cấp
Website
Đổi Mới Hiệu Suất, Nâng Cao Trải Nghiệm
Quản Trị Website
Quản Trị
Website
Đảm Bảo Hoạt Động, Tối Ưu Hiệu Suất

Cần Một Website Ấn Tượng?

Bạn muốn một website không chỉ đẹp mà còn thu hút khách hàng và gia tăng doanh số? Mình là Lê Thành Nam, chuyên gia thiết kế web từng hợp tác với nhiều thương hiệu trong và ngoài nước. Nam tin rằng một website không chỉ là nơi trưng bày mà còn là công cụ giúp bạn nổi bật, chuyên nghiệp và chinh phục khách hàng trong từng click chuột! Hãy sở hữu ngay cho mình một website đẹp mắt và hiệu quả với mức giá vô cùng phải chăng cho tất cả mọi người bạn nhé! 

Đừng chần chừ! Nhấn vào nút bên dưới để nhận tư vấn miễn phí ngay hôm nay. 

Bạn cần một website vừa đẹp mắt vừa hiệu quả trong việc thu hút khách hàng và tăng doanh số? Mình là Lê Thành Nam, chuyên gia thiết kế web với kinh nghiệm hợp tác cùng nhiều thương hiệu trong và ngoài nước. Hãy để mình giúp bạn sở hữu một website chuyên nghiệp, ấn tượng, và phù hợp mọi ngân sách!