Trong thời đại 4.0, chuyển đổi số không còn là khái niệm xa lạ mà đã trở thành một yêu cầu tất yếu để nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ người dân. Đặc biệt ở cấp xã – nơi tiếp xúc trực tiếp với đời sống hàng ngày của người dân – việc áp dụng công nghệ số có thể tạo ra những thay đổi tích cực rõ rệt.
Nhưng làm thế nào để chuyển đổi số cấp xã không chỉ là khẩu hiệu mà thực sự đi vào thực tiễn? Dưới đây là những sáng kiến kinh nghiệm giúp địa phương triển khai chuyển đổi số một cách hiệu quả và phù hợp với điều kiện thực tế.
1. CHUYỂN ĐỔI SỐ CẤP XÃ – VÌ SAO CẦN THIẾT?
Ở cấp xã, công tác quản lý hành chính vẫn còn nhiều thủ tục giấy tờ rườm rà, gây mất thời gian cho cả cán bộ và người dân. Nhiều xã vùng sâu vùng xa còn hạn chế về hạ tầng công nghệ, trong khi nhu cầu tiếp cận các dịch vụ hành chính công ngày càng cao. Chuyển đổi số không chỉ giúp tinh giản thủ tục mà còn nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Hơn nữa, khi các nền tảng số được áp dụng tốt, người dân có thể dễ dàng tra cứu thông tin, nộp hồ sơ trực tuyến, nhận kết quả qua email hoặc ứng dụng điện thoại mà không cần trực tiếp đến UBND xã. Điều này giúp giảm áp lực cho cán bộ, tăng tính minh bạch trong quản lý, đồng thời nâng cao sự hài lòng của người dân.
2. SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM VỀ CHUYỂN ĐỔI SỐ CẤP XÃ
2.1. Xây dựng cổng thông tin điện tử cấp xã
Một trong những sáng kiến đầu tiên là triển khai cổng thông tin điện tử của UBND xã để cung cấp thông tin, dịch vụ hành chính công trực tuyến. Cổng này cần tích hợp các tính năng như:
✅ Tra cứu thông tin về các chính sách, thủ tục hành chính.
✅ Đăng ký dịch vụ công trực tuyến (hộ tịch, chứng thực, cấp giấy phép…).
✅ Hệ thống phản ánh – kiến nghị của người dân.
✅ Thông báo lịch tiếp dân, lịch làm việc của lãnh đạo xã.
🔹 Kinh nghiệm triển khai:
Sử dụng phần mềm mã nguồn mở để giảm chi phí.
Liên kết với các hệ thống dữ liệu cấp huyện, tỉnh để đồng bộ thông tin.
Tổ chức các buổi hướng dẫn cho cán bộ và người dân về cách sử dụng.
2.2. Ứng dụng Zalo/Chatbot hỗ trợ người dân
📌 Tại sao lại dùng Zalo?
90% người dân Việt Nam sử dụng Zalo, đặc biệt là ở nông thôn.
Không cần cài đặt ứng dụng mới, dễ sử dụng.
Có thể gửi thông báo quan trọng, hỗ trợ tư vấn trực tuyến.
🔹 Cách triển khai:
Xây dựng Zalo Official Account (OA) của UBND xã.
Tích hợp chatbot tự động để trả lời các câu hỏi phổ biến như: “Làm giấy khai sinh cần giấy tờ gì?”, “Thủ tục chứng thực hợp đồng thế nào?”.
Cán bộ xã có thể tiếp nhận phản ánh của dân và phản hồi nhanh chóng qua Zalo.
🔹 Hiệu quả thực tế:
👉 Xã Thanh Sơn (Phú Thọ) áp dụng mô hình này, mỗi ngày tiếp nhận hơn 100 câu hỏi của người dân mà không cần phải gọi điện hay đến trực tiếp.
2.3. Số hóa hồ sơ hành chính, cắt giảm thủ tục giấy tờ
🔹 Vấn đề cũ:
Mỗi năm xã phải lưu trữ hàng nghìn hồ sơ giấy, khó tra cứu khi cần.
Cán bộ mất nhiều thời gian tìm kiếm hồ sơ cũ, tốn diện tích lưu trữ.
🔹 Giải pháp số hóa:
Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ điện tử (DMS).
Quét và lưu trữ tài liệu dưới dạng PDF có thể tra cứu nhanh.
Cấp mã QR để tra cứu thông tin giấy tờ của hộ dân khi cần thiết.
👉 Lợi ích:
✅ Cán bộ có thể tìm hồ sơ chỉ trong vài giây.
✅ Người dân không cần nộp lại hồ sơ nhiều lần.
✅ Giảm 80% lượng giấy tờ cần in ấn.
2.4. Thanh toán không dùng tiền mặt tại UBND xã
🔹 Thực tế:
Nhiều người dân vẫn quen thanh toán bằng tiền mặt khi đóng các khoản phí hành chính.
Việc thu tiền mặt dễ xảy ra sai sót, mất thời gian kiểm đếm.
🔹 Giải pháp:
Hợp tác với ngân hàng để triển khai mã QR thanh toán tại UBND xã.
Hướng dẫn người dân thanh toán qua Ví điện tử (Momo, VNPay, Viettel Pay).
Cán bộ có thể xuất hóa đơn điện tử ngay lập tức, tránh thất thoát ngân sách.
👉 Lợi ích:
✅ Người dân không cần mang tiền mặt, tránh rủi ro mất cắp.
✅ Cán bộ không mất thời gian thu và kiểm đếm tiền.
✅ Minh bạch hóa tài chính, tránh sai sót trong thu chi.
3. NHỮNG KHÓ KHĂN VÀ CÁCH KHẮC PHỤC
🔹 Rào cản chính khi triển khai chuyển đổi số cấp xã:
Thiếu nhân sự có chuyên môn công nghệ.
→ Giải pháp: Tổ chức tập huấn cho cán bộ xã, hợp tác với các đơn vị công nghệ hỗ trợ.
Người dân chưa quen với công nghệ.
→ Giải pháp: Xây dựng video hướng dẫn, tổ chức các buổi tư vấn công nghệ miễn phí tại xã.
Hạ tầng mạng chưa ổn định.
→ Giải pháp: Hợp tác với nhà mạng để nâng cấp đường truyền, cung cấp Wi-Fi miễn phí tại trụ sở UBND xã.
4. KẾT LUẬN
Chuyển đổi số cấp xã không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn mang lại nhiều tiện ích thiết thực cho người dân. Tuy nhiên, để thành công, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa chính quyền địa phương, doanh nghiệp công nghệ và người dân.
Với những sáng kiến trên, việc ứng dụng công nghệ số ở cấp xã sẽ không còn là điều xa vời mà trở thành công cụ đắc lực giúp chính quyền vận hành hiệu quả hơn, phục vụ người dân tốt hơn. Nếu được triển khai đúng cách, chuyển đổi số sẽ trở thành “chìa khóa vàng” giúp các địa phương phát triển bền vững trong thời đại số.
📌 Bạn nghĩ sao về các sáng kiến này? Địa phương của bạn đã áp dụng những mô hình nào? Cùng chia sẻ để góp phần thúc đẩy chuyển đổi số cấp xã nhé! 🚀
