Trong thế giới tổ chức sự kiện, “operation” không chỉ đơn thuần là một thuật ngữ chuyên môn mà còn là chìa khóa để biến ý tưởng thành hiện thực. Nếu content, thiết kế hay truyền thông là những yếu tố khiến sự kiện tỏa sáng, thì operation chính là “bộ xương” giúp mọi thứ vận hành mượt mà, trơn tru. Nhưng công việc của operation không chỉ là chạy chương trình, mà còn đòi hỏi sự tinh tế, linh hoạt và khả năng xử lý tình huống xuất thần.
1. Operation trong sự kiện là gì?
Operation trong sự kiện (Event Operations) là toàn bộ quá trình triển khai, điều phối và giám sát các hoạt động liên quan đến sự kiện. Nó bao gồm:
Lập kế hoạch vận hành: Tạo timeline chi tiết, phân công nhiệm vụ, lên phương án backup.
Quản lý nhân sự sự kiện: Điều phối team onsite, tình nguyện viên, nhân sự kỹ thuật, bảo vệ…
Thi công & lắp đặt: Giám sát việc setup sân khấu, âm thanh, ánh sáng, booth, backdrop…
Vận hành ngày sự kiện: Điều phối timeline, xử lý sự cố, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.
Hậu kỳ & tổng kết: Thu dọn, báo cáo kết quả, rút kinh nghiệm cho lần sau.
Nói một cách đơn giản, operation chính là những người “chạy” để đảm bảo cả sự kiện không bị chệch hướng.
2. Tố chất của một “chiến thần” operation
Làm operation sự kiện không dành cho những ai thích sự bình yên và ngăn nắp. Nó là một công việc căng não, đòi hỏi bạn phải có nhiều kỹ năng cùng lúc:
🎯 Khả năng lên kế hoạch chi tiết
Một sự kiện thành công không thể thiếu một bản kế hoạch operation rõ ràng, trong đó mọi chi tiết đều được tính toán kỹ lưỡng, từ giờ giấc, nhân sự đến từng chiếc ghế, micro.
⚡ Xử lý tình huống nhanh như chớp
Sự kiện luôn có những tình huống phát sinh: MC đến trễ, loa hỏng, khách VIP đổi lịch, thời tiết xấu… Một operation giỏi là người có thể đưa ra giải pháp trong vòng vài giây, không hoảng loạn, không mất kiểm soát.
🤝 Giao tiếp & teamwork đỉnh cao
Bạn phải làm việc với hàng chục team: từ kỹ thuật, thiết kế, hậu cần đến đối tác, nhà tài trợ, khách VIP… Nếu không có kỹ năng giao tiếp và điều phối tốt, bạn sẽ dễ dàng bị “ngợp” trong một rừng công việc.
🏃 Sức bền & tinh thần thép
Nếu nghĩ rằng làm event operation chỉ ngồi máy tính và gửi email, bạn nhầm rồi! Đây là công việc của những đôi chân không biết mỏi, những cái đầu không biết chán, và những người có thể thức trắng đêm chỉ để đảm bảo từng chi tiết nhỏ nhất đúng kế hoạch.
3. Những thử thách “khó nhằn” của operation sự kiện
🔥 Áp lực thời gian khủng khiếp
Mọi thứ trong sự kiện đều có deadline cực ngắn. Bạn có thể phải chuẩn bị cả tháng trời, nhưng ngày diễn ra chỉ có một vài tiếng để đảm bảo mọi thứ chạy đúng kế hoạch.
🔄 Biến số liên tục thay đổi
Kế hoạch là một chuyện, thực tế lại là chuyện khác. Bạn luôn phải sẵn sàng cho những thay đổi vào phút chót: từ số lượng khách, bố cục sân khấu, cho đến nội dung chương trình.
🚧 Sự cố kỹ thuật không báo trước
Điện mất, âm thanh bị rè, máy chiếu không lên, cổng check-in quá tải… Nếu bạn làm operation, bạn phải luôn có “kế hoạch B, C, D” cho mọi tình huống.
4. Bí quyết để trở thành một operation event xuất sắc
✅ Chuẩn bị kỹ càng – Có checklist chi tiết, luôn có phương án dự phòng.
✅ Bình tĩnh trong mọi tình huống – Không hoảng loạn khi có sự cố, mà phải tìm giải pháp nhanh nhất.
✅ Luôn có người hỗ trợ – Một team operation mạnh sẽ giúp bạn không bị quá tải.
✅ Học từ những sự kiện trước – Luôn tổng kết, rút kinh nghiệm để làm tốt hơn trong lần sau.
5. Kết luận
Operation trong sự kiện là một công việc không dành cho những ai ngại áp lực. Nhưng nếu bạn thích cảm giác “chạy deadline” trong không gian náo nhiệt, thích thử thách bản thân với những nhiệm vụ khó nhằn, thì đây chính là lĩnh vực dành cho bạn! Một sự kiện thành công không chỉ nhờ ý tưởng hay, mà còn nhờ những con người thầm lặng đứng sau, đảm bảo mọi thứ vận hành một cách hoàn hảo. 🎤🔥
