Nếu bạn từng tham gia một sự kiện quy mô lớn, chắc hẳn bạn sẽ thấy một đội ngũ mặc đồng phục, luôn di chuyển không ngừng, kiểm tra từng chi tiết, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Đó chính là đội onsite – những người hùng thầm lặng góp phần làm nên thành công của sự kiện.
Vậy onsite sự kiện là gì? Công việc onsite có gì thú vị và đầy thách thức? Nếu bạn đang tò mò, hãy cùng tôi khám phá ngay trong bài viết này!
1. Onsite Sự Kiện Là Gì?
Onsite sự kiện đơn giản là những hoạt động tổ chức, giám sát và xử lý mọi vấn đề phát sinh ngay tại địa điểm diễn ra sự kiện. Đây là giai đoạn quyết định tất cả công sức chuẩn bị trước đó có được triển khai trơn tru hay không.
Những người làm onsite thường là nhân sự của ban tổ chức, đội ngũ agency tổ chức sự kiện hoặc nhân viên hỗ trợ thuê ngoài. Họ có mặt từ rất sớm để set up, đảm bảo thiết bị vận hành tốt, đón khách, điều phối chương trình và xử lý mọi tình huống có thể xảy ra.
Có thể nói, onsite sự kiện chính là “bộ não chỉ huy”, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch, trơn tru và chuyên nghiệp nhất.
2. Công Việc Của Đội Ngũ Onsite Sự Kiện
Công việc onsite không hề đơn giản như nhiều người nghĩ. Nó không chỉ là việc đứng ở quầy check-in hay hướng dẫn khách mà còn đòi hỏi sự tập trung cao độ, kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt và một tinh thần thép.
Dưới đây là những nhiệm vụ quan trọng của đội onsite:
✔️ Kiểm Tra Setup Trước Sự Kiện
Đến địa điểm sớm để kiểm tra sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, bàn ghế, banner, booth triển lãm, quầy check-in…
Chạy thử chương trình với MC, đội kỹ thuật, diễn giả để đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru.
Kiểm tra danh sách khách mời, chuẩn bị tài liệu, quà tặng nếu có.
✔️ Điều Phối Trong Quá Trình Diễn Ra Sự Kiện
Đón tiếp và hướng dẫn khách mời vào khu vực phù hợp.
Hỗ trợ diễn giả, nghệ sĩ, khách VIP, đảm bảo họ có đủ tài liệu, micro, nước uống…
Xử lý các tình huống bất ngờ như sự cố âm thanh, chỗ ngồi không đủ, thiết bị hư hỏng, khách VIP đến muộn…
Điều phối nhân sự onsite sao cho hợp lý, tránh tình trạng thiếu người ở các vị trí quan trọng.
✔️ Giải Quyết Sự Cố
Nếu có trục trặc kỹ thuật, đội onsite cần ngay lập tức làm việc với bộ phận liên quan để khắc phục nhanh nhất.
Khi khách hàng có vấn đề (bỏ quên vé, không tìm thấy chỗ ngồi, lạc đồ…), onsite cần hỗ trợ ngay lập tức.
Khi có thay đổi lịch trình đột xuất, đội onsite cần điều phối nhanh chóng mà không ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách.
✔️ Tổng Kết & Thu Dọn Sau Sự Kiện
Thu dọn vật dụng, thiết bị, tài liệu còn sót lại.
Gửi báo cáo tổng kết về hiệu quả sự kiện, những điểm làm tốt và các vấn đề cần rút kinh nghiệm.
3. Những Kỹ Năng Cần Có Để Làm Onsite Sự Kiện
Nếu bạn nghĩ onsite chỉ cần đứng cho đủ người thì bạn đã nhầm to! Một nhân sự onsite chuyên nghiệp cần có những kỹ năng sau:
🎯 Kỹ năng giao tiếp tốt
Bạn sẽ phải tương tác với rất nhiều người, từ khách mời, diễn giả đến đồng nghiệp và nhà cung cấp. Việc giao tiếp rõ ràng, thân thiện và chuyên nghiệp sẽ giúp công việc trơn tru hơn.
⏳ Kỹ năng quản lý thời gian
Sự kiện có thời gian diễn ra cụ thể, không có chỗ cho sự chậm trễ. Bạn phải luôn đúng giờ, thậm chí đến sớm hơn để kiểm tra tất cả mọi thứ.
🔄 Khả năng xử lý tình huống nhanh chóng
Không có sự kiện nào diễn ra hoàn hảo 100%. Luôn có vấn đề phát sinh, và nhiệm vụ của onsite là giải quyết nhanh nhất có thể mà không làm ảnh hưởng đến khách mời.
💪 Sức khỏe & sự chịu đựng áp lực cao
Onsite sự kiện thường đứng liên tục nhiều giờ, di chuyển liên tục, thậm chí làm việc từ sáng sớm đến khuya. Nếu không có sức khỏe tốt, bạn rất dễ bị kiệt sức.
4. Những Câu Chuyện “Dở Khóc Dở Cười” Khi Làm Onsite
Nếu bạn từng làm onsite, chắc chắn bạn sẽ có những kỷ niệm nhớ đời. Dưới đây là một vài tình huống thực tế mà những người làm nghề này thường gặp:
📌 Sự cố khách VIP quên vé: Đôi khi khách VIP quên mang vé hoặc không có tên trong danh sách. Nếu không khéo léo, bạn có thể khiến họ mất hứng và ảnh hưởng đến hình ảnh sự kiện.
📌 Trục trặc âm thanh ngay lúc quan trọng: Đang đến phần cao trào, micro bị mất tiếng hoặc loa bị hú? Đây là nỗi ám ảnh của mọi sự kiện. Đội onsite phải phản ứng cực nhanh để hỗ trợ kỹ thuật xử lý.
📌 Check-in hỗn loạn: Khi lượng khách đến đông cùng lúc, quầy check-in có thể bị tắc nghẽn. Đội onsite phải linh hoạt mở thêm line check-in hoặc sử dụng QR code để rút ngắn thời gian.
📌 Khách quên đồ, tìm đồ thất lạc: Chuyện khách để quên điện thoại, túi xách, quà tặng… diễn ra thường xuyên. Đội onsite phải có khu vực Lost & Found và hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng.
5. Lời Kết: Onsite Sự Kiện – Công Việc Đầy Áp Lực Nhưng Cũng Rất Thú Vị!
Làm onsite sự kiện không hề dễ dàng, nhưng đây là công việc cực kỳ thú vị và nhiều trải nghiệm. Bạn sẽ có cơ hội làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, gặp gỡ nhiều người, rèn luyện kỹ năng tổ chức và xử lý tình huống.
Nếu bạn yêu thích sự năng động, thích làm việc trong ngành sự kiện, onsite chính là cánh cửa để bạn bước vào thế giới này!
