Tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là lên ý tưởng và triển khai, mà còn là cả một quá trình cần sự chuyên nghiệp, cẩn trọng trong từng khâu chuẩn bị. Trong đó, hợp đồng tổ chức sự kiện đóng vai trò then chốt, giúp bảo vệ quyền lợi của cả hai bên và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Nếu bạn đang chuẩn bị ký kết một hợp đồng tổ chức sự kiện, hãy cùng tìm hiểu những điều quan trọng không thể bỏ qua!
1. Hợp Đồng Tổ Chức Sự Kiện Là Gì?
Hợp đồng tổ chức sự kiện là một thỏa thuận pháp lý giữa bên thuê dịch vụ (khách hàng) và bên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện (agency hoặc cá nhân). Đây là văn bản quy định rõ ràng các điều khoản về trách nhiệm, quyền lợi, và nghĩa vụ của cả hai bên để đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch.
Không có hợp đồng, bạn sẽ phải đối mặt với hàng loạt rủi ro như:
Chi phí phát sinh không kiểm soát
Bên tổ chức không thực hiện đúng cam kết
Sự cố xảy ra nhưng không ai chịu trách nhiệm
Khó giải quyết tranh chấp khi có mâu thuẫn
Vậy làm sao để soạn thảo một hợp đồng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và chặt chẽ?
2. Các Điều Khoản Quan Trọng Trong Hợp Đồng
a) Thông Tin Các Bên
Bắt đầu hợp đồng, điều quan trọng nhất là nêu rõ thông tin của cả hai bên, bao gồm:
Tên công ty hoặc cá nhân
Địa chỉ, số điện thoại, email
Mã số thuế (nếu có)
Điều này giúp xác định rõ trách nhiệm pháp lý của mỗi bên trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
b) Chi Tiết Sự Kiện
Không thể thiếu phần mô tả cụ thể về sự kiện như:
Tên sự kiện: Hội nghị, hội thảo, lễ khai trương, tiệc công ty…
Thời gian – Địa điểm: Địa chỉ chính xác, thời gian diễn ra
Quy mô: Số lượng khách mời dự kiến
Dịch vụ cung cấp: Sân khấu, âm thanh, ánh sáng, MC, ca sĩ, tiệc…
Hãy liệt kê chi tiết để tránh trường hợp “lệch sóng” giữa hai bên.
c) Chi Phí & Điều Kiện Thanh Toán
Cần quy định rõ:
Tổng chi phí dịch vụ tổ chức sự kiện
Lịch thanh toán: đặt cọc bao nhiêu, thời gian thanh toán đợt 2, thời hạn tất toán
Điều kiện hoàn tiền nếu sự kiện bị hủy
Một sai lầm phổ biến là không quy định rõ ràng về chi phí phát sinh. Bạn nên yêu cầu báo giá chi tiết và có điều khoản về việc duyệt trước mọi khoản chi bổ sung.
d) Trách Nhiệm & Quyền Lợi Của Mỗi Bên
Bên thuê dịch vụ có trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác về sự kiện, đảm bảo thanh toán đúng hạn.
Bên tổ chức sự kiện phải cam kết thực hiện đúng nội dung hợp đồng, đảm bảo chất lượng dịch vụ và chịu trách nhiệm về các vấn đề kỹ thuật, nhân sự.
Điều khoản này càng rõ ràng thì càng hạn chế tranh chấp sau này.
e) Điều Khoản Hủy Hợp Đồng
Đây là mục rất quan trọng nhưng thường bị bỏ qua!
Hãy quy định rõ:
Trong trường hợp nào một bên có quyền hủy hợp đồng
Các khoản phí hủy hợp đồng (nếu có)
Cách thức thông báo khi muốn hủy hợp đồng
Điều này sẽ giúp cả hai bên tránh những tranh chấp không đáng có khi sự kiện không thể diễn ra như dự kiến.
f) Bảo Mật Thông Tin
Nếu sự kiện liên quan đến những nội dung quan trọng như ra mắt sản phẩm mới, ký kết hợp tác lớn… hãy thêm điều khoản bảo mật. Điều này ngăn chặn thông tin bị rò rỉ ra ngoài trước khi sự kiện diễn ra.
3. Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Ký Hợp Đồng
1. Không Đọc Kỹ Điều Khoản
Nhiều người thường “lướt nhanh” rồi ký mà không đọc kỹ từng điều khoản. Điều này có thể khiến bạn gặp rắc rối khi xảy ra sự cố.
2. Không Rõ Ràng Về Chi Phí Phát Sinh
Rất nhiều sự kiện bị “đội giá” vì những khoản phí không được đề cập từ đầu như phí dàn dựng sân khấu, in ấn tài liệu, chi phí đi lại của ekip…
3. Không Quy Định Cách Xử Lý Khi Có Sự Cố
Hãy đảm bảo hợp đồng có điều khoản về việc xử lý khi xảy ra sự cố bất khả kháng (bão lũ, dịch bệnh, mất điện…), tránh bị động khi gặp tình huống ngoài dự kiến.
4. Chỉ Thỏa Thuận Miệng, Không Ký Hợp Đồng
Dù bạn có quen biết đối tác đến đâu, luôn luôn cần một hợp đồng chính thức để bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.
4. Lời Khuyên Để Có Một Hợp Đồng Tốt
✅ Nhờ Luật Sư Hoặc Người Có Kinh Nghiệm Kiểm Tra: Nếu bạn không rành về pháp lý, hãy nhờ người có chuyên môn xem xét trước khi ký.
✅ Giữ Bản Cứng Và Bản Mềm: Luôn có ít nhất hai bản hợp đồng (mỗi bên giữ một bản), có chữ ký đầy đủ, và nếu có thể, nên lưu file scan để tránh thất lạc.
✅ Ghi Âm Hoặc Ghi Chép Khi Thỏa Thuận: Trong trường hợp đàm phán trực tiếp, bạn có thể ghi chú hoặc ghi âm để đối chiếu khi cần.
✅ Thảo Luận Mọi Điều Khoản Trước Khi Ký: Đừng ngại hỏi lại hoặc yêu cầu chỉnh sửa nếu có điều khoản nào không rõ ràng.
Kết Luận
Một hợp đồng tổ chức sự kiện không chỉ là giấy tờ pháp lý, mà còn là “tấm khiên” bảo vệ cả hai bên trước rủi ro. Khi có một bản hợp đồng chặt chẽ, bạn có thể yên tâm tập trung vào việc tổ chức sự kiện thành công mà không phải lo lắng về các tranh chấp hay phát sinh không mong muốn.
Vậy nên, trước khi ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện, hãy dành thời gian kiểm tra kỹ từng điều khoản. Điều này có thể giúp bạn tránh khỏi những rắc rối lớn về sau!
