Hóa đơn điện tử là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh hiện nay. Tuy nhiên, dù có cẩn thận đến đâu, việc sai sót trên hóa đơn điện tử vẫn có thể xảy ra. Sai số tiền, sai thông tin khách hàng, nhầm lẫn về thuế suất hay thậm chí sai ngày tháng – tất cả đều có thể gây rắc rối lớn nếu không được điều chỉnh kịp thời.
Vậy khi phát hiện hóa đơn điện tử bị sai, chúng ta cần làm gì? Có những cách nào để điều chỉnh mà không vi phạm quy định pháp luật? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử một cách chính xác và hợp lý.
1. Những Trường Hợp Cần Điều Chỉnh Hóa Đơn Điện Tử
Trước khi tìm hiểu cách điều chỉnh, hãy cùng điểm qua những lỗi phổ biến nhất trên hóa đơn điện tử:
Sai thông tin người mua: Tên công ty, địa chỉ hoặc mã số thuế bị sai.
Sai số tiền hoặc đơn giá: Lỗi này có thể dẫn đến việc tính thuế sai hoặc gây thất thoát tài chính.
Sai thuế suất hoặc tiền thuế: Một lỗi nhỏ nhưng có thể ảnh hưởng lớn đến báo cáo tài chính.
Sai ngày tháng: Ví dụ, ngày hóa đơn được xuất sau ngày giao hàng thực tế.
Sai mã hàng hóa, dịch vụ: Ảnh hưởng đến việc hạch toán và kiểm tra sau này.
2. Nguyên Tắc Điều Chỉnh Hóa Đơn Điện Tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử sai nội dung không thể chỉnh sửa trực tiếp mà phải thực hiện điều chỉnh bằng một trong hai cách:
🔹 Lập hóa đơn điều chỉnh
Dùng khi hóa đơn đã gửi cho người mua và được cơ quan thuế chấp nhận, nhưng có sai sót về số tiền, thuế suất hoặc nội dung quan trọng khác.
Cách thực hiện:
Lập hóa đơn mới ghi rõ điều chỉnh tăng/giảm số tiền, thuế suất hoặc nội dung bị sai.
Trên hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ: “Điều chỉnh hóa đơn số… ngày… đã phát hành”.
Gửi hóa đơn điều chỉnh cho bên mua để hạch toán lại.
🔸 Ví dụ thực tế:
Công ty A xuất hóa đơn cho khách hàng với tổng tiền 10 triệu nhưng thực tế chỉ là 9 triệu. Trong trường hợp này, công ty A cần lập một hóa đơn điều chỉnh giảm 1 triệu đồng.
🔹 Lập hóa đơn thay thế
Dùng khi hóa đơn gốc có sai sót nghiêm trọng, không thể chỉ điều chỉnh một phần.
Cách thực hiện:
Lập hóa đơn mới với đầy đủ thông tin chính xác.
Ghi chú: “Thay thế hóa đơn số… ngày… đã phát hành”.
Hủy bỏ hóa đơn cũ theo quy định.
🔸 Ví dụ thực tế:
Công ty B xuất hóa đơn cho khách hàng nhưng sai mã số thuế. Vì đây là lỗi quan trọng, công ty cần lập hóa đơn thay thế với thông tin chính xác và gửi lại cho khách hàng.
3. Quy Trình Điều Chỉnh Hóa Đơn Điện Tử
Dưới đây là quy trình 5 bước giúp bạn điều chỉnh hóa đơn điện tử một cách hợp lệ:
✅ Bước 1: Kiểm tra lỗi trên hóa đơn
Xác định lỗi thuộc loại nào để chọn phương án điều chỉnh hay thay thế.
✅ Bước 2: Thỏa thuận với bên mua
Liên hệ với khách hàng để xác nhận lỗi và thống nhất phương án xử lý.
✅ Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để tạo hóa đơn mới theo đúng quy định.
✅ Bước 4: Ký số và gửi lại cho khách hàng
Hóa đơn điều chỉnh/thay thế phải được ký điện tử và gửi lại cho bên mua.
✅ Bước 5: Lưu trữ hồ sơ
Ghi nhận lại việc điều chỉnh để đảm bảo minh bạch khi quyết toán thuế.
4. Những Sai Lầm Cần Tránh Khi Điều Chỉnh Hóa Đơn Điện Tử
🚨 Chỉnh sửa trực tiếp trên hóa đơn gốc
Hóa đơn điện tử đã phát hành không thể sửa trực tiếp, mọi chỉnh sửa phải tuân theo quy định của cơ quan thuế.
🚨 Không thông báo với khách hàng
Việc điều chỉnh hóa đơn ảnh hưởng đến kế toán của bên mua, vì vậy cần thông báo ngay để tránh ảnh hưởng đến báo cáo thuế.
🚨 Quên lưu trữ hồ sơ điều chỉnh
Cần lưu giữ đầy đủ hóa đơn cũ, hóa đơn điều chỉnh và các biên bản thỏa thuận để tránh rắc rối khi quyết toán thuế.
5. Lời Kết
Sai sót trên hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi, nhưng quan trọng là cách xử lý chúng. Hiểu rõ nguyên tắc điều chỉnh không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
