Lễ tân không chỉ là người ngồi bàn tiếp khách, mà còn là “bộ mặt” của cả công ty, khách sạn hay bất kỳ tổ chức nào. Một lễ tân chuyên nghiệp không chỉ cần nắm vững kỹ năng giao tiếp mà còn phải có sự chuẩn bị chu đáo, tỉ mỉ trong từng chi tiết. Vậy để trở thành một lễ tân xuất sắc, bạn cần chuẩn bị những gì? Dưới đây là checklist giúp bạn tự tin làm chủ vị trí của mình!
1. CHUẨN BỊ TRƯỚC CA LÀM VIỆC
✔ Kiểm tra diện mạo
Đồng phục chỉnh tề, phẳng phiu
Giày sạch sẽ, không quá cao hoặc quá thấp
Trang điểm nhẹ nhàng, phù hợp môi trường làm việc
Đeo bảng tên đúng quy định
✔ Kiểm tra quầy lễ tân
Sắp xếp bàn gọn gàng, không có đồ đạc cá nhân bừa bãi
Máy tính, điện thoại bàn hoạt động tốt
Sổ ghi chép, bút viết đầy đủ
Tài liệu, brochure, danh sách khách hàng được sắp xếp gọn gàng
✔ Kiểm tra hệ thống thông tin
Cập nhật danh sách khách hàng, khách hẹn trước (nếu có)
Nắm rõ lịch trình sự kiện hoặc cuộc họp quan trọng trong ngày
Kiểm tra email, tin nhắn công việc để không bỏ lỡ thông tin quan trọng
2. KHI ĐÓN TIẾP KHÁCH
Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn:
✔ Luôn giữ nụ cười
Chào khách với thái độ niềm nở, ánh mắt thân thiện
Nếu khách là đối tác quan trọng, gọi đúng tên họ để thể hiện sự chuyên nghiệp
✔ Giao tiếp chuyên nghiệp
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tránh nói chuyện quá suồng sã
Dùng câu chào chuẩn mực, ví dụ: “Chào anh/chị, em có thể giúp gì cho anh/chị ạ?”
Nếu khách cần chờ, hãy thông báo thời gian dự kiến rõ ràng
✔ Hướng dẫn khách tận tình
Chỉ đường hoặc hướng dẫn khách đến đúng phòng họp/khu vực cần tìm
Nếu cần, đề xuất nước uống hoặc tài liệu tham khảo trong thời gian chờ
3. TRONG QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC
Ngoài việc tiếp đón khách, lễ tân còn đảm nhiệm nhiều công việc khác:
✔ Trả lời điện thoại chuyên nghiệp
Nhấc máy sau 3 hồi chuông
Giới thiệu rõ ràng: “Xin chào, đây là lễ tân [Tên Công Ty], tôi có thể giúp gì cho quý khách ạ?”
Nếu không thể trả lời ngay, hãy xin phép khách giữ máy hoặc hẹn gọi lại
✔ Quản lý tài liệu và sổ sách
Lưu trữ hồ sơ, danh sách khách đến làm việc
Cập nhật dữ liệu trên hệ thống thường xuyên
Đảm bảo giấy tờ liên quan luôn sẵn sàng khi cần
✔ Hỗ trợ nội bộ
Hỗ trợ phòng ban khác khi cần thiết
Phối hợp với bảo vệ để kiểm soát khách ra vào
Kiểm tra và đảm bảo khu vực lễ tân luôn sạch sẽ, chuyên nghiệp
4. CUỐI CA LÀM VIỆC: TỔNG KẾT & KIỂM TRA
✔ Báo cáo tình hình trong ngày
Tổng kết lại danh sách khách đến và đi
Báo cáo các sự cố (nếu có)
✔ Sắp xếp lại quầy lễ tân
Dọn dẹp sạch sẽ, chuẩn bị sẵn sàng cho ca tiếp theo
Kiểm tra lại giấy tờ, sắp xếp tài liệu gọn gàng
✔ Kiểm tra công việc ngày mai
Nếu có cuộc họp hoặc sự kiện, đảm bảo mọi thông tin đã được cập nhật
Chuẩn bị danh sách khách hẹn nếu cần
KẾT LUẬN
Làm lễ tân không chỉ đơn giản là ngồi bàn và chào khách. Để trở thành một lễ tân chuyên nghiệp, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tác phong làm việc chỉn chu và tinh thần trách nhiệm cao. Một checklist đầy đủ giúp bạn kiểm soát công việc tốt hơn, tránh sai sót và luôn tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
