Hậu cần không phải là công việc hào nhoáng, nhưng nếu làm không tốt, cả sự kiện có thể biến thành thảm họa. Bạn có thể có một kịch bản hoàn hảo, diễn giả xuất sắc hay thực đơn hấp dẫn, nhưng chỉ cần thiếu micro, điện mất đột xuất hoặc khách mời không tìm được chỗ ngồi, mọi thứ sẽ trở thành cơn ác mộng.
Vậy làm sao để tổ chức một sự kiện suôn sẻ, không có bất kỳ sự cố nào? Hãy cùng tôi điểm qua Checklist hậu cần – trợ thủ đắc lực giúp bạn tránh những sai lầm chết người và đảm bảo mọi thứ vận hành trơn tru như một cỗ máy hoàn hảo!
🔥 1. KIỂM TRA ĐỊA ĐIỂM & CƠ SỞ HẠ TẦNG
Trước khi sự kiện diễn ra, hãy ghé thăm địa điểm ít nhất một lần để kiểm tra:
✅ Sức chứa: Địa điểm có đủ chỗ cho số lượng khách dự kiến không? Nếu quá nhỏ, sẽ gây chật chội, quá lớn lại tạo cảm giác loãng.
✅ Âm thanh – ánh sáng: Test micro, loa, màn hình LED, projector… đảm bảo không có sự cố đáng tiếc.
✅ Hệ thống điện & mạng: Nếu sự kiện có phát trực tiếp (livestream), hãy kiểm tra tốc độ mạng. Đừng để cả khán phòng ngồi chờ buffering!
✅ Lối ra vào & WC: Có đủ biển chỉ dẫn không? Khách có dễ dàng tìm được nhà vệ sinh và lối thoát hiểm?
💡 Mẹo nhỏ: Lập sơ đồ chỗ ngồi rõ ràng, phân khu VIP, khu báo chí, khu khách mời để tránh tình trạng lộn xộn!
🎤 2. KIỂM TRA THIẾT BỊ & DỤNG CỤ CẦN THIẾT
Đây là phần dễ bị bỏ quên nhưng lại cực kỳ quan trọng!
📌 Âm thanh & trình chiếu:
🔲 Micro không dây / micro cài áo
🔲 Laptop, clicker trình chiếu
🔲 Màn hình LED / máy chiếu & cáp kết nối
📌 Vật dụng cần thiết:
🔲 Bảng tên, biển chỉ dẫn
🔲 Bút & sổ ghi chép cho khách
🔲 Nước uống cho diễn giả & khách mời
📌 Sơ cứu & an toàn:
🔲 Bộ sơ cứu y tế (băng cá nhân, thuốc đau đầu, hạ sốt, thuốc dị ứng)
🔲 Bình chữa cháy mini
💡 Mẹo nhỏ: Luôn có kế hoạch dự phòng! Nếu micro bị hỏng, có phương án thay thế không? Nếu mất điện, có máy phát dự phòng không?
👥 3. NHÂN SỰ & PHÂN CÔNG RÕ RÀNG
Bạn có thể tự tay kiểm tra mọi thứ, nhưng để sự kiện vận hành mượt mà, bạn cần một đội ngũ làm việc ăn ý.
👨💻 Người phụ trách kỹ thuật: Chuyên xử lý âm thanh, ánh sáng, trình chiếu.
📋 Người điều phối sự kiện: Quản lý timeline, đảm bảo các hạng mục diễn ra đúng giờ.
👩💼 Lễ tân – check-in: Đón khách, hướng dẫn chỗ ngồi.
📷 Người phụ trách media: Chụp ảnh, quay video, livestream.
🆘 Đội ngũ hỗ trợ: Xử lý các tình huống phát sinh (mất đồ, khách bị lạc…).
💡 Mẹo nhỏ: Có nhóm chat riêng để liên lạc nhanh. Đừng để đến lúc sự kiện bắt đầu mới đi tìm từng người!
🍽️ 4. ĂN UỐNG & PHỤC VỤ
Nếu sự kiện có tiệc trà hay tiệc buffet, hãy đảm bảo:
✅ Menu phù hợp: Có lựa chọn cho người ăn chay, không ăn được hải sản…
✅ Bố trí hợp lý: Tránh tình trạng khách chen chúc lấy đồ ăn.
✅ Đội ngũ phục vụ: Đủ nhân viên refill đồ ăn & dọn dẹp nhanh.
💡 Mẹo nhỏ: Tránh các món ăn dễ gây bẩn, dính răng hoặc có mùi quá nồng. Không ai muốn vừa nghe diễn giả nói vừa phải nhai bánh mì tỏi cả!
📅 5. LẬP KẾ HOẠCH CHI TIẾT & KỊCH BẢN DỰ PHÒNG
🚀 Timeline chi tiết: Từ lúc set up đến khi kết thúc sự kiện, hãy có kế hoạch giờ giấc cụ thể.
🔄 Kế hoạch dự phòng: Nếu diễn giả trễ, có tiết mục nào thay thế không? Nếu trời mưa, có phương án di dời không?
💡 Mẹo nhỏ: Luyện tập trước với đội ngũ. Một buổi chạy thử (rehearsal) giúp phát hiện lỗi và điều chỉnh kịp thời.
🎯 6. HẬU SỰ KIỆN – ĐỪNG QUÊN DỌN DẸP & GỬI CẢM ƠN
Sau khi sự kiện kết thúc, vẫn còn một số việc cần làm:
✔ Thu dọn vật dụng, kiểm tra xem có ai để quên đồ không.
✔ Gửi email cảm ơn khách mời, đối tác, nhân sự.
✔ Tổng kết sự kiện, ghi lại những gì đã làm tốt & cần cải thiện.
💡 Mẹo nhỏ: Nếu có thể, hãy gửi một đoạn video highlight hoặc album ảnh sự kiện. Điều này giúp tạo ấn tượng tốt và giữ kết nối với khách tham dự.
💡 KẾT LUẬN: CHUẨN BỊ TỐT = SỰ KIỆN THÀNH CÔNG!
Một sự kiện thành công không đến từ may mắn mà là từ sự chuẩn bị kỹ càng. Với checklist hậu cần này, bạn có thể giảm thiểu rủi ro, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và ghi điểm trong mắt khách tham dự.
Hãy nhớ: Hậu cần không phải là thứ người ta nhớ đến, nhưng chắc chắn sẽ là thứ khiến người ta phàn nàn nếu có sai sót! 🚀
