Trong quá trình vận hành một doanh nghiệp, có rất nhiều lý do khiến công ty không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, từ việc chuyển văn phòng, tối ưu chi phí, cho đến những mục đích không minh bạch. Tuy nhiên, việc này có thể dẫn đến nhiều hậu quả pháp lý nghiêm trọng, thậm chí khiến doanh nghiệp bị đóng mã số thuế. Nếu bạn đang hoặc có ý định kinh doanh, đây là vấn đề không thể bỏ qua.
1. TẠI SAO DOANH NGHIỆP KHÔNG HOẠT ĐỘNG TẠI ĐỊA CHỈ ĐĂNG KÝ?
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc một doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký với cơ quan thuế và sở kế hoạch đầu tư:
1.1. Chuyển văn phòng nhưng không cập nhật địa chỉ
Một số công ty sau khi thành lập hoạt động một thời gian rồi chuyển địa điểm mới nhưng lại quên hoặc không muốn làm thủ tục thay đổi địa chỉ với cơ quan nhà nước. Lý do có thể là do:
Thủ tục thay đổi địa chỉ rắc rối, mất thời gian.
Không hiểu rõ quy định pháp luật về cập nhật địa chỉ trụ sở chính.
Nghĩ rằng việc này không quan trọng.
1.2. Đăng ký địa chỉ ảo để tiết kiệm chi phí
Nhiều startup hoặc doanh nghiệp nhỏ sử dụng dịch vụ văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh mà không thực sự hoạt động tại đó. Điều này phổ biến vì:
Tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng.
Không cần một văn phòng cố định.
Tận dụng địa chỉ đẹp để tạo uy tín.
1.3. Doanh nghiệp ma – thành lập nhưng không hoạt động thực tế
Có không ít doanh nghiệp được lập ra chỉ để mua bán hóa đơn, trốn thuế hoặc thực hiện các hành vi gian lận thương mại. Những công ty này chỉ tồn tại trên giấy, còn thực tế không có trụ sở, không có hoạt động kinh doanh thật.
1.4. Ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục giải thể
Nhiều doanh nghiệp dù đã ngừng hoạt động nhưng không thực hiện các thủ tục đóng cửa đúng quy định, dẫn đến tình trạng bị cơ quan thuế kiểm tra và phát hiện không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
2. RỦI RO KHI DOANH NGHIỆP KHÔNG HOẠT ĐỘNG TẠI ĐỊA CHỈ ĐĂNG KÝ
Việc doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký không chỉ gây khó khăn trong quản lý nhà nước mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro cho chính doanh nghiệp.
2.1. Nguy cơ bị đóng mã số thuế
Căn cứ theo Điều 206 Luật Quản lý thuế 2019, nếu cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, họ có thể ra thông báo doanh nghiệp không còn hoạt động và đóng mã số thuế. Khi mã số thuế bị đóng, doanh nghiệp sẽ:
Không thể xuất hóa đơn hoặc ký hợp đồng hợp pháp.
Gặp khó khăn trong giao dịch với đối tác và ngân hàng.
Bị đình chỉ hoạt động kinh doanh.
2.2. Bị phạt hành chính
Theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp không thông báo thay đổi địa chỉ có thể bị phạt từ 10 – 15 triệu đồng, thậm chí cao hơn nếu vi phạm kéo dài.
2.3. Khó khăn trong giao dịch với khách hàng, đối tác
Nếu khách hàng hoặc đối tác gửi công văn, hợp đồng đến địa chỉ đăng ký nhưng không có ai tiếp nhận, doanh nghiệp có thể mất uy tín, bị nghi ngờ về tính hợp pháp và năng lực hoạt động.
2.4. Bị liệt vào danh sách doanh nghiệp rủi ro cao về thuế
Cơ quan thuế sẽ đặc biệt giám sát các doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Nếu công ty bạn nằm trong danh sách này, việc kiểm tra thuế, hạn chế hoàn thuế hoặc áp lực từ cơ quan nhà nước sẽ khiến hoạt động kinh doanh gặp nhiều khó khăn.
3. LÀM THẾ NÀO ĐỂ TRÁNH RỦI RO KHI THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ KINH DOANH?
Nếu công ty bạn có kế hoạch thay đổi địa chỉ hoặc đang rơi vào tình trạng trên, cần xử lý ngay để tránh hậu quả đáng tiếc.
3.1. Cập nhật thông tin với cơ quan quản lý
Nếu thay đổi địa chỉ, hãy làm thủ tục cập nhật thông tin với Sở Kế hoạch & Đầu tư và Cục Thuế.
Thủ tục này không quá phức tạp và có thể thực hiện nhanh chóng qua dịch vụ đăng ký doanh nghiệp online.
3.2. Lựa chọn địa chỉ hợp pháp ngay từ đầu
Nếu sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, cần đảm bảo đơn vị cung cấp có dịch vụ tiếp nhận thư từ, chứng minh được hoạt động hợp pháp để tránh bị coi là doanh nghiệp ma.
3.3. Thực hiện thủ tục giải thể nếu ngừng kinh doanh
Nếu doanh nghiệp không còn hoạt động, hãy chủ động thực hiện thủ tục giải thể để tránh bị xử phạt. Việc này bao gồm:
Quyết toán thuế và hoàn tất nghĩa vụ thuế.
Thông báo giải thể với Sở Kế hoạch & Đầu tư.
4. KẾT LUẬN: CẨN TRỌNG VỚI ĐỊA CHỈ KINH DOANH!
Dù vô tình hay cố ý, việc doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký đều có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, hãy đảm bảo rằng địa chỉ công ty được đăng ký một cách minh bạch, hợp pháp và luôn cập nhật khi có thay đổi. Đừng để những sai lầm nhỏ biến thành vấn đề lớn, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và uy tín doanh nghiệp của bạn!
