Bạn có bao giờ tham dự một sự kiện tưởng chừng hoàn hảo, nhưng rồi đột nhiên… mưa như trút nước, âm thanh trục trặc, hay diễn giả chính không xuất hiện? Nếu có, xin chia buồn, bạn đã là một phần của một sự kiện không dự trù rủi ro.
Tổ chức sự kiện không chỉ là việc lên kế hoạch hoành tráng, chọn địa điểm sang chảnh hay sắp xếp đội ngũ nhân sự. Điều làm nên một event thành công chính là kế hoạch dự trù rủi ro – một “cứu tinh thầm lặng” giúp bạn kiểm soát những tình huống bất ngờ mà không phải đổ mồ hôi hột ngay trên sân khấu.
1. Dự Trù Rủi Ro Là Gì?
Nói đơn giản, đây là việc lường trước và có phương án ứng phó với các vấn đề có thể xảy ra trong sự kiện. Một sự kiện dù được lên kế hoạch kỹ lưỡng đến đâu vẫn có thể gặp sự cố. Khi đó, cách bạn xử lý mới là yếu tố quyết định thành công của sự kiện.
Nó giống như việc bạn đi du lịch mà không mua bảo hiểm – nếu không có gì xảy ra, tốt thôi, nhưng nếu lỡ mất hành lý hay bị hoãn chuyến bay, bạn sẽ cảm nhận rõ tầm quan trọng của một kế hoạch dự phòng!
2. Những Rủi Ro Thường Gặp Khi Tổ Chức Sự Kiện
Dưới đây là những “ác mộng” phổ biến mà dân tổ chức sự kiện từng gặp phải:
🔹 Rủi ro về thời tiết
Dù có xem dự báo thời tiết kỹ lưỡng đến đâu, mẹ thiên nhiên vẫn có thể “quay xe” vào phút chót. Những trận mưa bất chợt hay gió lớn có thể làm hỏng cả sân khấu ngoài trời.
Cách phòng tránh:
✔️ Luôn có phương án di chuyển vào không gian trong nhà nếu cần.
✔️ Chuẩn bị lều bạt, áo mưa hoặc ô cho khách.
✔️ Kiểm tra kỹ lưỡng hệ thống thoát nước nếu tổ chức ở không gian mở.
🔹 Rủi ro về kỹ thuật
Bạn có từng tham dự một sự kiện mà micro rè rè, màn hình LED đột nhiên mất tín hiệu, hay bản thuyết trình của diễn giả bỗng dưng không mở được? Những sự cố này không chỉ làm sự kiện mất chuyên nghiệp mà còn khiến khách mời cảm thấy khó chịu.
Cách phòng tránh:
✔️ Luôn có thiết bị dự phòng: micro, laptop, cáp sạc, pin dự trữ.
✔️ Chạy thử chương trình ít nhất 2 lần trước sự kiện.
✔️ Có kỹ thuật viên chuyên trách túc trực 24/7.
🔹 Rủi ro về nhân sự
Một sự kiện sẽ không thể diễn ra suôn sẻ nếu:
MC bị kẹt xe đến trễ.
Diễn giả đột nhiên hủy vào phút chót.
Đội ngũ lễ tân lúng túng, không biết làm gì.
Cách phòng tránh:
✔️ Luôn có danh sách backup MC, diễn giả, hoặc người thay thế khi cần.
✔️ Xây dựng đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm, phân công rõ ràng.
✔️ Có quy trình hướng dẫn cụ thể trước sự kiện.
🔹 Rủi ro về khách mời
Có hai trường hợp phổ biến:
Khách đến quá đông khiến BTC không đủ chỗ ngồi, thiếu suất ăn, hoặc không kịp check-in.
Khách đến quá ít khiến không khí sự kiện trở nên trống trải, thiếu sự sôi động.
Cách phòng tránh:
✔️ Dự trù số lượng khách vượt mức mong đợi khoảng 10-15%.
✔️ Có phương án “lấp đầy” khán phòng nếu khách đến ít hơn dự kiến (mời thêm nhân sự tham gia, điều chỉnh không gian chỗ ngồi).
✔️ Luôn có danh sách khách mời dự bị.
🔹 Rủi ro về tài chính
Không ai muốn đến phút cuối mới phát hiện ra ngân sách đã cạn sạch hoặc chi phí đội lên quá mức.
Cách phòng tránh:
✔️ Lập bảng ngân sách chi tiết, có khoảng dự phòng 15-20% so với kế hoạch ban đầu.
✔️ Theo dõi chặt chẽ các khoản chi trong quá trình tổ chức.
✔️ Có phương án tối ưu chi phí nếu cần.
3. Làm Sao Để Xây Dựng Kế Hoạch Dự Trù Rủi Ro Hiệu Quả?
Để tránh biến sự kiện của bạn thành một thảm họa, hãy áp dụng mô hình 4B sau:
✅ Bước 1: Brainstorm (Tìm kiếm rủi ro)
Họp đội ngũ để liệt kê mọi tình huống có thể xảy ra. Đừng bỏ qua bất kỳ khả năng nào, dù nó có vẻ hiếm hoi.
✅ Bước 2: Backup (Chuẩn bị phương án dự phòng)
Với mỗi rủi ro, hãy có ít nhất một giải pháp thay thế. Chẳng hạn, nếu MC chính bị ốm, ai sẽ thay thế? Nếu khách đông hơn dự kiến, bố trí thêm chỗ ngồi như thế nào?
✅ Bước 3: Build (Triển khai và kiểm tra)
Không ai muốn đến ngày sự kiện mới phát hiện ra phương án dự phòng không khả thi. Hãy kiểm tra tất cả phương án ít nhất 1 lần trước sự kiện.
✅ Bước 4: Be Ready (Luôn sẵn sàng ứng biến)
Dù có kế hoạch dự trù tốt đến đâu, vẫn có thể xảy ra những tình huống không lường trước. Vì vậy, hãy giữ tinh thần linh hoạt, bình tĩnh xử lý thay vì hoảng loạn.
4. Kết Luận
Không có sự kiện nào 100% hoàn hảo, nhưng một sự kiện có kế hoạch dự trù rủi ro tốt sẽ giúp bạn kiểm soát tình hình và hạn chế thiệt hại khi có sự cố xảy ra.
Hãy nhớ rằng, sự kiện chuyên nghiệp không phải là không có rủi ro, mà là biết cách kiểm soát rủi ro! 🚀
