Tổ chức một sự kiện không đơn giản chỉ là đặt địa điểm, mời khách hay chuẩn bị nội dung. Đằng sau ánh đèn lung linh của sân khấu, sự trơn tru của chương trình chính là một bản kế hoạch tài chính chặt chẽ. Nếu bạn không muốn bị “vỡ trận” hay đau đầu vì bội chi, bảng dự trù kinh phí chính là chiếc chìa khóa giúp bạn kiểm soát mọi thứ trong tầm tay.
Vậy bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là gì? Làm sao để lập một bảng chi phí hợp lý, tránh những khoản phát sinh không đáng có? Hãy cùng khám phá ngay!
1. BẢNG DỰ TRÙ KINH PHÍ LÀ GÌ VÀ VÌ SAO NÓ QUAN TRỌNG?
Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là một bảng thống kê tất cả các khoản chi tiêu dự kiến khi tổ chức sự kiện. Nó bao gồm từ chi phí lớn như thuê địa điểm, thiết bị, nhân sự… cho đến những khoản nhỏ nhất như nước uống, in ấn tài liệu.
Không có bảng này, bạn sẽ dễ dàng mất kiểm soát ngân sách, chi tiêu vượt mức hoặc thiếu hụt những khoản quan trọng. Một sự kiện dù có nội dung hấp dẫn đến đâu cũng có thể trở thành thảm họa nếu tài chính không được quản lý đúng cách!
2. CÁC KHOẢN CHI PHÍ CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
📌 2.1. Chi phí địa điểm
Không gian tổ chức là yếu tố quan trọng nhất. Chi phí này dao động tùy vào quy mô sự kiện, vị trí và dịch vụ đi kèm.
👉 Một số yếu tố ảnh hưởng đến giá thuê địa điểm:
Sự kiện diễn ra trong nhà hay ngoài trời?
Địa điểm có bao gồm thiết bị âm thanh, ánh sáng không?
Có cần setup sân khấu hay trang trí đặc biệt không?
💡 Mẹo tiết kiệm: Đặt cọc sớm để có giá ưu đãi, thương lượng với bên cho thuê để có thêm dịch vụ miễn phí như màn hình LED, máy chiếu.
🎤 2.2. Chi phí âm thanh, ánh sáng & thiết bị sự kiện
Nếu địa điểm không cung cấp sẵn, bạn cần thuê riêng hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, micro, camera livestream, v.v.
👉 Chi phí này phụ thuộc vào quy mô chương trình. Một hội thảo có thể chỉ cần loa và micro cơ bản, nhưng một concert hoặc sự kiện ra mắt sản phẩm lại cần hệ thống hiện đại hơn.
💡 Mẹo tiết kiệm: Thuê trọn gói từ một nhà cung cấp để có giá tốt hơn thay vì thuê lẻ từng món.
🍽 2.3. Chi phí tiệc & catering
Tiệc nhẹ, buffet hay set menu? Số lượng khách là bao nhiêu? Thực đơn có bao gồm món chay hay không?
👉 Một số yếu tố ảnh hưởng đến giá dịch vụ ăn uống:
Hình thức phục vụ: buffet, bàn tròn hay teabreak?
Số lượng món và loại món ăn, nước uống đi kèm.
💡 Mẹo tiết kiệm: Nếu ngân sách hạn chế, bạn có thể chọn setup tiệc finger food thay vì buffet sang trọng.
🎭 2.4. Chi phí nhân sự & MC
Tùy theo sự kiện, bạn có thể cần:
✅ MC chuyên nghiệp
✅ Lễ tân đón khách
✅ Đội ngũ chạy chương trình (event planner, trợ lý, kỹ thuật viên)
💡 Mẹo tiết kiệm: Thuê nhân sự theo gói dịch vụ của agency thay vì thuê riêng lẻ từng người.
🎨 2.5. Chi phí trang trí & sản xuất vật phẩm sự kiện
Backdrop, banner, standee, hoa trang trí, gift bag, name card, tất cả đều góp phần làm sự kiện thêm ấn tượng.
💡 Mẹo tiết kiệm: Thiết kế backdrop điện tử thay vì in ấn để giảm chi phí.
📢 2.6. Chi phí truyền thông & marketing
Nếu sự kiện của bạn cần quảng bá, đừng quên dành ngân sách cho:
Quảng cáo Facebook, Google Ads
Booking KOLs, Influencer
Quay phim, chụp ảnh sự kiện
💡 Mẹo tiết kiệm: Hợp tác truyền thông chéo với các đối tác để tối ưu chi phí marketing.
3. CÁCH LẬP BẢNG DỰ TRÙ KINH PHÍ HIỆU QUẢ
📌 Bước 1: Xác định tổng ngân sách khả dụng
Trước khi lập bảng chi tiết, hãy xác định bạn có bao nhiêu tiền để chi cho sự kiện.
📌 Bước 2: Liệt kê tất cả hạng mục chi phí
Đừng bỏ sót bất kỳ khoản nào, kể cả những chi phí nhỏ như in ấn, gửi thư mời.
📌 Bước 3: Chia ngân sách theo từng hạng mục
Xác định phần trăm ngân sách cho từng mục. Ví dụ:
Địa điểm: 30%
Thiết bị: 20%
Nhân sự: 15%
Ăn uống: 15%
Quảng cáo: 10%
Chi phí khác: 10%
📌 Bước 4: Dự phòng ngân sách cho các khoản phát sinh
Luôn dự trù ít nhất 5-10% ngân sách để tránh bị động khi có chi phí ngoài dự kiến.
📌 Bước 5: Theo dõi và điều chỉnh linh hoạt
Cập nhật bảng dự trù trong quá trình tổ chức để không bị bội chi.
4. MẪU BẢNG DỰ TRÙ KINH PHÍ
| Hạng mục | Dự kiến (VNĐ) | Thực tế (VNĐ) | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Thuê địa điểm | 10.000.000 | 12.000.000 | Giá cao hơn do đặt sát ngày |
| Âm thanh, ánh sáng | 7.000.000 | 6.500.000 | Thương lượng được giảm giá |
| Tiệc teabreak | 5.000.000 | 5.000.000 | |
| MC, nhân sự | 8.000.000 | 8.500.000 | |
| Trang trí, in ấn | 4.000.000 | 3.800.000 | |
| Quảng cáo | 6.000.000 | 6.500.000 | |
| Dự phòng | 3.000.000 | 3.000.000 | |
| TỔNG | 43.000.000 | 45.300.000 |
5. KẾT LUẬN
Lập bảng dự trù kinh phí không chỉ giúp bạn kiểm soát tài chính mà còn đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, không bị thiếu hụt ngân sách. Hãy nhớ luôn có khoản dự phòng và điều chỉnh linh hoạt khi cần.
Chúc bạn tổ chức sự kiện thành công mà không bị “cháy túi”! 🎉
