Mở quán cafe không chỉ đơn giản là tìm một địa điểm, mua vài bộ bàn ghế rồi bán cà phê. Để vận hành một quán cafe thành công, bạn cần lên một kế hoạch chi tiết, dự trù ngân sách hợp lý và chuẩn bị kỹ càng từ những điều nhỏ nhất. Dưới đây là checklist toàn diện giúp bạn xây dựng một quán cafe bài bản, chuyên nghiệp và hút khách!
1. Xác Định Concept Quán Cafe
Trước khi bắt tay vào làm bất cứ điều gì, hãy tự hỏi: “Quán cafe của mình sẽ mang phong cách gì?”
Cafe sân vườn – Không gian rộng, cây xanh thoáng đãng.
Cafe sách – Kết hợp không gian đọc sách, thích hợp cho người thích yên tĩnh.
Cafe take-away – Phù hợp cho khách hàng bận rộn, cần mang đi.
Cafe thú cưng – Một nơi dành cho những người yêu động vật.
Cafe acoustic – Tạo điểm nhấn bằng âm nhạc live hằng tuần.
Xác định phong cách giúp bạn định hướng thiết kế, menu và đối tượng khách hàng mục tiêu ngay từ đầu.
2. Chọn Mặt Bằng Phù Hợp
Một quán cafe có thể có thức uống ngon, giá cả hợp lý nhưng nếu ở vị trí không thuận lợi thì cũng khó đông khách. Khi chọn mặt bằng, hãy chú ý:
✔️ Mật độ người qua lại: Gần trường học, công sở, khu chung cư là lợi thế.
✔️ Diện tích phù hợp: Không cần quá lớn, nhưng phải bố trí hợp lý.
✔️ Bãi đỗ xe: Có chỗ để xe cho khách sẽ giúp quán thuận lợi hơn.
✔️ Giá thuê: Cân nhắc sao cho không chiếm quá 30-40% tổng doanh thu dự kiến.
3. Thiết Kế Không Gian Quán Cafe
Không gian là yếu tố quan trọng giữ chân khách hàng. Dù quán theo phong cách nào, hãy đảm bảo:
🔹 Bố cục hợp lý: Bàn ghế không quá sát nhau, tạo cảm giác thoải mái.
🔹 Ánh sáng: Tận dụng ánh sáng tự nhiên hoặc đèn vàng tạo cảm giác ấm cúng.
🔹 Nội thất phù hợp: Bàn ghế gỗ cho phong cách vintage, sofa cho không gian hiện đại.
🔹 Trang trí độc đáo: Tranh treo tường, cây xanh, hoặc một góc “sống ảo” cho khách check-in.
💡 Mẹo hay: Nếu không có nhiều kinh phí, bạn có thể mua lại nội thất từ các quán cafe thanh lý, vừa tiết kiệm vừa có đồ đẹp.
4. Lập Menu Quán Cafe Hấp Dẫn
Menu không cần quá nhiều món, nhưng phải chất lượng và có điểm nhấn. Một số món cơ bản nên có:
☕ Cafe truyền thống: Đen đá, bạc xỉu, cafe sữa.
🥤 Cafe hiện đại: Espresso, cappuccino, latte, cold brew.
🍹 Đồ uống không cafe: Trà đào, matcha, sinh tố, nước ép.
🥐 Đồ ăn kèm: Bánh ngọt, bánh mì nướng, yogurt.
Tip: Hãy thêm một món “signature” độc đáo để tạo dấu ấn cho quán của bạn. Ví dụ, “Cafe sữa muối” hay “Matcha dừa đá xay” có thể trở thành best-seller.
5. Mua Sắm Trang Thiết Bị
Một quán cafe chuyên nghiệp không thể thiếu các thiết bị pha chế. Dưới đây là những thứ cần có:
✅ Máy pha cafe chuyên nghiệp
✅ Máy xay cafe
✅ Dụng cụ pha cafe phin (nếu bán cafe truyền thống)
✅ Bình lắc, ly thủy tinh, ống hút
✅ Máy POS hoặc phần mềm tính tiền
✅ Tủ lạnh bảo quản nguyên liệu
Ngoài ra, nếu quán có không gian ngoài trời, bạn có thể đầu tư thêm quạt máy, loa nhạc nhẹ để tạo không khí dễ chịu.
6. Tuyển Dụng Nhân Sự
Nhân viên chính là bộ mặt của quán. Hãy tuyển những người có thái độ tốt và đào tạo họ kỹ lưỡng. Một quán cafe thường cần:
👨🍳 Barista: Pha chế đồ uống chuyên nghiệp.
🛎️ Thu ngân: Xử lý thanh toán, quản lý order.
🧹 Phục vụ: Order món, dọn dẹp, chăm sóc khách hàng.
💡 Lưu ý: Nếu quán nhỏ, bạn có thể kiêm luôn thu ngân để tiết kiệm chi phí.
7. Chiến Lược Marketing Hút Khách
Quán cafe không thể sống sót nếu không có khách. Dưới đây là các cách quảng bá hiệu quả:
📱 Tạo fanpage Facebook & Instagram: Chia sẻ hình ảnh, menu, feedback khách hàng.
🎥 Làm video TikTok: Những video pha chế đẹp mắt hoặc review quán có thể giúp quán viral.
🎉 Chạy chương trình khuyến mãi: Mua 1 tặng 1, giảm giá cho nhóm đông người.
⭐ Đăng ký trên Google Maps: Giúp khách dễ tìm kiếm quán hơn.
💡 Gợi ý hay: Mời một vài food blogger hoặc KOL đến trải nghiệm quán và review trên mạng xã hội.
8. Kiểm Soát Chi Phí & Doanh Thu
Quán cafe nhỏ dễ thất bại nếu không kiểm soát tài chính tốt. Hãy lập một bảng theo dõi các khoản chi tiêu:
💰 Chi phí cố định: Tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước.
📊 Chi phí nguyên liệu: Hạt cafe, sữa, đường, trái cây.
📈 Doanh thu hàng ngày: Theo dõi số lượng ly bán ra để có kế hoạch điều chỉnh.
💡 Mẹo tiết kiệm: Mua nguyên liệu từ nguồn sỉ lớn, tận dụng nguyên liệu để tránh lãng phí.
9. Dịch Vụ Khách Hàng & Trải Nghiệm Người Dùng
Một quán cafe đông khách không chỉ vì đồ uống ngon mà còn vì dịch vụ tốt. Một số điều cần lưu ý:
🔹 Nhân viên phải luôn tươi cười, nhiệt tình.
🔹 Hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, tránh để khách chờ lâu.
🔹 Hỏi thăm cảm nhận của khách và tiếp thu ý kiến để cải thiện.
💡 Gợi ý nhỏ: Đặt một cuốn sổ góp ý hoặc bảng đánh giá trên fanpage để khách phản hồi.
10. Duy Trì Và Phát Triển Quán Cafe
Sau khi quán hoạt động ổn định, hãy nghĩ đến cách mở rộng và phát triển:
✨ Cập nhật menu mới theo mùa.
✨ Mở thêm chi nhánh nếu quán phát triển tốt.
✨ Cải thiện không gian, đổi mới phong cách trang trí.
💡 Tip quan trọng: Luôn lắng nghe khách hàng, điều chỉnh linh hoạt để quán luôn tươi mới và hấp dẫn.
Kết Luận
Mở quán cafe là một hành trình thú vị nhưng cũng đầy thử thách. Với checklist trên, bạn đã có một bản kế hoạch chi tiết để bắt đầu và phát triển quán cafe một cách chuyên nghiệp. Hãy luôn kiên trì, sáng tạo và đừng ngại thử nghiệm những điều mới mẻ!
