Hồ sơ nhân sự không chỉ là tập tài liệu giấy tờ thông thường mà còn là bộ mặt pháp lý, quản lý và lưu trữ thông tin quan trọng của một doanh nghiệp. Nếu bạn là HR (Nhân sự) hoặc đang chuẩn bị hồ sơ cho nhân viên mới, việc có một checklist hồ sơ nhân sự hoàn chỉnh là điều cần thiết để tránh thiếu sót và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Vậy, hồ sơ nhân sự đầy đủ cần những gì? Hãy cùng điểm qua danh sách chi tiết ngay dưới đây!
📝 CHECKLIST HỒ SƠ NHÂN SỰ CHUẨN CHỈNH
1. HỒ SƠ CÁ NHÂN
✅ Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương (trong vòng 6 tháng).
✅ CMND/CCCD (bản sao công chứng).
✅ Sổ hộ khẩu (bản sao công chứng, trang có tên ứng viên).
✅ Giấy khai sinh (bản sao công chứng).
✅ Hình thẻ (3×4 hoặc 4×6, nền trắng, số lượng theo yêu cầu công ty).
2. HỒ SƠ HỌC VẤN & KINH NGHIỆM
✅ Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn (bản sao công chứng).
✅ Giấy chứng nhận sức khỏe (bản chính, có dấu mộc đỏ, thời hạn 6 tháng).
✅ CV (Curriculum Vitae) hoặc hồ sơ xin việc.
✅ Quyết định nghỉ việc/quyết định thôi việc ở công ty cũ (nếu có).
✅ Thư giới thiệu từ công ty trước (nếu công ty yêu cầu).
3. GIẤY TỜ LIÊN QUAN ĐẾN HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
✅ Hợp đồng lao động (bản gốc, có chữ ký của hai bên).
✅ Bảng mô tả công việc (Job Description – JD).
✅ Quy định, nội quy công ty (bản có ký xác nhận của nhân viên).
✅ Cam kết bảo mật thông tin (nếu có).
✅ Cam kết đào tạo/Thỏa thuận thử việc (nếu có).
4. GIẤY TỜ BẢO HIỂM & NGHĨA VỤ TÀI CHÍNH
✅ Sổ bảo hiểm xã hội (nếu đã có).
✅ Mã số thuế cá nhân (đăng ký với cơ quan thuế).
✅ Đơn đăng ký giảm trừ gia cảnh (nếu có người phụ thuộc).
✅ Sổ khám sức khỏe định kỳ (nếu có chính sách của công ty).
5. TÀI LIỆU KHÁC (TÙY CÔNG TY & VỊ TRÍ)
✅ Giấy phép lao động (đối với người nước ngoài).
✅ Hợp đồng bảo mật thông tin & ràng buộc trách nhiệm (dành cho vị trí quan trọng).
✅ Biên bản bàn giao công việc (nếu là nhân sự chuyển nội bộ).
🎯 NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI CHUẨN BỊ HỒ SƠ NHÂN SỰ
📌 Kiểm tra kỹ công chứng: Hầu hết giấy tờ cần công chứng có thời hạn 6 tháng, đừng để đến phút cuối mới phát hiện hết hạn!
📌 Sắp xếp khoa học: Hồ sơ nên được sắp theo thứ tự logic (ví dụ: thông tin cá nhân trước, giấy tờ học vấn sau, hợp đồng & bảo hiểm cuối cùng).
📌 Lưu trữ cả bản mềm: Trong thời đại số hóa, HR nên có bản scan của các hồ sơ quan trọng để lưu trữ & quản lý dễ dàng hơn.
📌 Cập nhật theo quy định mới nhất: Các chính sách về bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân thường xuyên thay đổi, HR cần theo dõi và cập nhật kịp thời.
🏆 KẾT LUẬN
Một bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn đảm bảo quyền lợi cho nhân viên. Nếu bạn đang phụ trách nhân sự hoặc là nhân viên mới, hãy dành chút thời gian kiểm tra lại checklist trên để đảm bảo mọi thứ hoàn chỉnh & hợp lệ.
