Việc kết thúc một email chuyên nghiệp là một phần quan trọng trong giao tiếp công việc. Cách bạn kết thúc email không chỉ ảnh hưởng đến ấn tượng của người nhận về bạn mà còn có thể góp phần vào sự thành công của mục tiêu bạn đang hướng đến. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn kết thúc email một cách chuyên nghiệp và ấn tượng.
1. Lựa Chọn Câu Kết Thúc Phù Hợp
Câu kết thúc email nên phù hợp với ngữ cảnh và mối quan hệ giữa bạn và người nhận. Dưới đây là một số ví dụ:
Trong tình huống giao tiếp chính thức:
“Trân trọng,”
“Kính chúc thành công,”
“Chúc sức khỏe và thành công,”
Trong tình huống giao tiếp bán chính thức hoặc thân mật:
“Cảm ơn và chúc bạn một ngày tốt lành,”
“Hy vọng sớm nhận được phản hồi từ bạn,”
“Rất mong được làm việc cùng bạn,”
2. Ký Tên Email Chuyên Nghiệp
Ký tên của bạn nên bao gồm thông tin cơ bản nhưng quan trọng, giúp người nhận dễ dàng nhận diện và liên hệ lại với bạn nếu cần. Một ký tên email chuyên nghiệp nên bao gồm:
Tên đầy đủ: Ví dụ: Nguyễn Thị Mai
Chức danh hoặc vai trò công việc: Ví dụ: Quản lý Dự án
Tên công ty: Ví dụ: Công ty ABC
Thông tin liên hệ: Ví dụ: Email, số điện thoại (nếu cần thiết)
Chữ ký điện tử (nếu có): Bao gồm logo công ty hoặc các chứng chỉ chuyên nghiệp
Ví dụ về ký tên email:
Trân trọng,
Nguyễn Thị Mai
Quản lý Dự án
Công ty ABC
Email: mai.nguyen@abc.com
Số điện thoại: 0123 456 7893. Kiểm Tra Chính Tả và Ngữ Pháp
Trước khi gửi email, hãy chắc chắn rằng bạn đã kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Một email với lỗi chính tả hoặc ngữ pháp có thể gây ấn tượng xấu và làm giảm tính chuyên nghiệp của bạn.
4. Sử Dụng Ngôn Ngữ Lịch Sự
Luôn duy trì sự lịch sự và tôn trọng trong câu kết thúc của email. Tránh sử dụng ngôn ngữ quá suồng sã hoặc thân mật nếu không phù hợp với ngữ cảnh.
5. Đảm Bảo Độ Dài Phù Hợp
Câu kết thúc email nên ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Tránh kéo dài phần kết thúc quá lâu vì điều này có thể làm giảm sự hiệu quả và gây nhàm chán cho người đọc.
6. Thêm Lời Cảm Ơn Nếu Cần
Nếu bạn đang yêu cầu người nhận thực hiện một hành động hoặc đã nhận được sự giúp đỡ, hãy thêm một câu cảm ơn chân thành để thể hiện sự biết ơn của bạn.
Ví dụ:
Cảm ơn bạn đã dành thời gian xem xét yêu cầu của tôi.7. Nhắc Lại Các Hành Động Cần Thực Hiện
Nếu bạn đang yêu cầu người nhận thực hiện một hành động cụ thể, hãy nhắc lại một cách ngắn gọn và rõ ràng trước khi kết thúc email.
Ví dụ:
Rất mong nhận được phản hồi của bạn về dự thảo trước cuối tuần này.8. Thực Hiện Các Bước Cuối Cùng
Trước khi nhấn gửi, hãy đọc lại email một lần nữa để đảm bảo rằng phần kết thúc của bạn là phù hợp và không có lỗi. Nếu có thể, hãy để một người khác xem qua email để nhận thêm ý kiến.
Kết Luận
Việc kết thúc email chuyên nghiệp và ấn tượng không chỉ giúp bạn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp mà còn có thể tạo ra cơ hội tốt hơn trong công việc. Bằng cách lựa chọn câu kết thúc phù hợp, ký tên một cách rõ ràng, và kiểm tra cẩn thận, bạn có thể đảm bảo rằng email của mình để lại ấn tượng tốt nhất với người nhận. Hãy áp dụng những gợi ý trên và biến chúng thành thói quen trong giao tiếp email hàng ngày của bạn!
Kết nối với web designer Lê Thành Nam
